Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit Excel

Zeiterfassung mit Excel

Oft fehlt es in Unternehmen an Systemen, mit denen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst erfassen oder via Arbeitszeitrechner messen können. Abhilfe verschafft hier die Excel Vorlage. Mit der Excel-Tabelle kann die täglich anfallende, zeitaufwendige Arbeit Tag für Tag protokolliert werden. Die Arbeitszeiterfassung mit Excel ist bestens geeignet zur manuellen Erfassung sowie Auswertung der Arbeitszeit von Mitarbeitern.

Änderungen sind kaum nachvollziehbar und sofern die Datei nicht gesichert ist, können kleine Unachtsamkeiten oder Anpassungen einer Formel in bestimmten Zellen schnell dazu führen, dass die gesamte Zeiterfassung in Excel nicht mehr funktioniert.

Wichtig: Die Tabellen liefern nur dann korrekte Ergebnisse, wenn die enthaltenen Formeln nicht verändert werden.

Version 1 - Für Excel (Makros müssen aktiviert sein)

Makros müssen aktiviert sein (hier steht wie es geht für Microsoft Excel: Datev Hilfe).

Version 2 - Für Excel (Makros müssen nicht aktiviert sein)

Version 3 - zum Ausdrucken

Hinweise:

• Die Arbeitsmappe dient allein der Dokumentation von Arbeitszeiten. Ein Export der Daten in ein Lohnabrechnungsprogramm ist nicht möglich.
• Nach welchen Kriterien die Zollverwaltung bzw. die Sozialversicherungsprüfer im Rahmen der neuen Mindestlohn-Gesetzgebung prüfen werden, ist derzeit noch offen. Änderungen bleiben deshalb vorbehalten.
• Wenn Sie beim Ausfüllen des Fragebogens eine Sicherheitswarnung erhalten, fehlen u. U. die Herausgeberzertifikate der DATEV auf Ihrem Rechner. Bitte installieren Sie in diesem Fall die kostenfreien Herausgeberzertifikate der DATEV.
• Falls Sie die Arbeitsmappe bearbeiten möchten, heben Sie den Blattschutz auf. Gehen Sie auf die Registerkarte Überprüfen | Blattschutz aufheben. Das Passwort ist: Mindestlohn. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, aktivieren Sie den Blattschutz wieder: Überprüfen | Blatt schützen. Vergeben Sie dann ein Passwort Ihrer Wahl.

Mit dem Gesetz zum Mindestlohn wurden mit Gültigkeit zum 16.08.2014 auch Regelungen zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit bestimmter Arbeitnehmer geschaffen. Für folgende Personengruppen müssen Sie seit dem 16.08.2014 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren:

• Minijobber (Ausnahme: Privathaushalte)
• kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV
• Arbeitnehmer in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen.

Diese Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen die Unterlagen zur Dokumentation für die nächste Prüfung des Sozialversicherungsprüfers vorzuhalten und mindestens bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Nach Auskunft legt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, in Abstimmung mit dem für die Behörden der Zollverwaltung zuständigen Bundesfinanzministerium, § 17 des Mindestlohngesetzes dahingehend aus, dass eine Aufzeichnungspflicht erst ab dem 01.01.2015 besteht. Die Aufzeichnungspflicht dient ausschließlich der Überprüfung, ob der Mindestlohn eingehalten wird; die entsprechenden materiell-rechtlichen Ansprüche auf Mindestlohn bestanden erst ab dem 01.01.2015.

Die Aufzeichnungspflichten wurden mit Wirkung zum 01.01.2015 für einige Personengruppen angepasst.

Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiloDokV) vom 29. Juli 2015 befreit Arbeitnehmergruppen von verpflichtenden Dokumentationspflichten (nach § 16 und § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG)), wenn auf Grund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrages kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn

• Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.958,00 Euro erhält
• ein Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.000,00 Euro erhält und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt).

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten (nach §§ 16, 17 und 18 MiLoG).

Den Link auf die Verordnung finden Sie weiter unten in den weiterführenden Informationen.

Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) genügt ein Arbeitgeber,

• sofern er Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt,
• diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und
• sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen,

seiner Aufzeichnungspflicht, wenn für diese Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet wird.

Das Gesetz nennt für diese Fälle Personen deren Tätigkeit in der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, Abfallsammlung, Straßenreinigung, dem Winterdienst, Gütertransport und der Personenbeförderung liegt, als explizit von dieser Ausnahmeregelung Betroffene.

Hinweis:

Für Arbeitnehmer in mobilen Tätigkeiten müssen seit dem 16.08.2014 nach den verschärften Aufzeichnungspflichten die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Erst ab dem 01.01.2015 gelten für diese Arbeitnehmer die oben genannten Vereinfachungen.

Wie erstellen ich eine Excel Tabelle Arbeitszeiterfassung?

Wie muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?

Wie schreibe ich Stundennachweis?

Wer muss die tägliche Arbeitszeit dokumentieren?