2 iCloud Accounts auf einem Mac

Many people who own an Apple device inevitably end up using it for more than just personal use. Macs, iPads, and iPhones are — undeniably — great tools for business. From Final Cut Pro for video editors to the Slack app for collaboration, the Apple ecosystem provides endless ways for one to enhance their business.

iCloud kann man auch im Unternehmen sinnvoll nutzen. Kalender, Kontakte und Notizen lassen sich einfach im Team teilen, wenn jeder Mitarbeitet eine eigene, persönliche iCloud ID fürs Büro hat. Dann erst lassen sich weitere Dienste über zusätzliche iCloud IDs sinnvoll nutzen – und gut trennen von privaten iCloud IDs. Es bleibt ein wenig Bastelei, denn es gibt keine zentrale Verwaltung von Lese- und Schreibrechten wir z.B. bei Google-Kalendern. Aber dafür stimmt der Datenschutz und man ist unabhängig von Zusatz-Software und Lizenzkosten.

Apples Ansatz für iCloud geht davon aus, dass jeder Nutzer iCloud zur Organisation seiner persönlichen Dinge nutzt: ein persönlicher iCloud-Account für jede Person. Hier wollen wir stattdessen den kreativen Missbrauch von Apples Prinzip beleuchten, nämlich Büro-Accounts für jeden Mitarbeiter, gemeinsame iCloud-Accounts für Arbeitsgruppen oder das ganze Büro. Vor allem aber: die gleichzeitige Nutzung mehrerer iCloud IDs an einem Mac, iPhone oder iPad.

Vorweg: iCloud IDs kann man nicht zusammenführen, die Mailadresse der iCloud ID kann man auch nicht nachträglich ändern. Wer Hilfe zu Problemlösungen bei iCloud IDs sucht, wird eher bei Mac & i fündig. Die Inhalte von Kontakte.app und Kalender.app kann man zwar durch Export und Re-Import auf eine andere ID übertragen – nicht jedoch gekaufte Apps und Medien wie Musik, Filme, iBooks. Daran sollte man vorher denken. Man darf auch nicht vergessen, dass pro Apple-Gerät nur max. drei iCloud IDs neu angelegt werden können – oder genauer gesagt: es lassen sich pro Apple Hardware max. drei Apple IDs zu iCloud IDs promoten.

In diesem Beitrag geht es auch nicht um das populäre Problem, dass mehrere Personen eine gemeinsame iCloud ID nutzen. Apple geht davon aus, dass jede Person eine eigene iCloud ID als primäre ID nutzt – das setzen wir hier auch voraus. Alles Andere ist Murks.

Mehrere iCloud-Accounts auf einem Gerät

Private iCloud-Accounts können friedlich neben persönlichen Büro-Accounts oder gemeinsamen Büro-Accounts koexistieren. Die Benutzung mehrerer iCloud IDs bzw. Apple IDs auf einem Gerät kann aber verwirren und den normalen Benutzer überfordern. Apple hat die Nutzung von iCloud für Unternehmen NICHT vorgesehen, deshalb trägt die folgende Anleitung ganz klar das Label:

Kreativer Missbrauch von iCloud!

Die grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Bastelei ist, dass jeder Mitarbeiter im Büro eine eigene iCloud-ID nur fürs Büro hat. Falls die Mitarbeiter BYOD-Geräte mitbringen, dann ist es geradezu ein MUSS, dass darauf bereits persönliche iCloud-IDs aktiviert sind – damit Firmen-Daten nicht mit der persönlichen iCloud-ID des Mitarbeiters vermischt werden. Büro ID und private ID sollten klar voneinander getrennt bleiben.

Bei der Arbeit mit mehreren iCloud IDs sind ein paar Grundregeln zu beachten:

• der erste angelegte iCloud-Account ist der primäre Hauptaccount – und automatisch Eigentümer der Kalender, Kontakte, Notizen, etc.
• weitere Accounts sind untergeordnete Accounts
• die Nutzung eines eigenen (primären) Accounts ist Voraussetzung für die Aktivierung weiterer Accounts
• auf jedem Apple Gerät können nur maximal drei iCloud Accounts NEU ANGELEGT werden
• die primäre iCloud ID ist voll funktionsfähig für alle Dienste von iCloud
• Nachrichten.app, Notizen.app, iCloud Drive, Fotos, etc. lassen sich nur mit der primären ID nutzen
• sekundäre untergeordnete iCloud IDs kennen nur Kontakte, Kalender, Erinnerungen und Mail

Wenn man diese Regeln kennt, kann man iCloud auch im Unternehmen einfach und effizient nutzen – fast vergleichbar mit Exchange, Gmail oder Kerio. Die Trennung von persönlichen (privaten) iCloud-Accounts, persönlichen Büro-Accounts und gemeinsamen Büro-Accounts ist möglich. Die Vermischung privater Daten und Büro-Daten ist auch ganz schnell passiert – deshalb bitte erst lesen, dann ausprobieren! Sollten Ihre Mitarbeiter noch keinen persönlichen iCloud-Account haben, der auf den Macs im Büro genutzt wird, dann sollten Sie diese Anleitung gleich wieder vergessen.

Folgende Richtlinien sollte man außerdem beherzigen:

• persönliche Büro-Accounts dienen dazu, die Kontakte, Kalender, Notizen und Erinnerungen auf allen Büro-Geräten des selben Mitarbeiters identisch zu halten
• private iCloud-Accounts der Mitarbeiter lassen sich auf den Bürogeräten zusätzlich aktivieren, sofern vorher eine Büro iCloud-ID aktiviert war
• gemeinsame Büro-Accounts lassen sich z.B. für ein büroweites, zentrales Büro-Adressbuch oder gemeinsame Kalender nutzen
• die Dienste der zusätzlichen Accounts lassen sich frei auswählen: Kalender aus einer Extra-ID, Notizen aus einer zweiten Zusatz-ID, Kontakte aus einer dritten iCloud ID

Schließlich ist auch noch zu beachten, dass nicht alle iCloud-Dienste mehrfach genutzt werden können. Mit weiteren iCloud-IDs kann man Kalender und Kontakte um gemeinsame Pools erweitern. Es ist aber nicht möglich, in Erinnerungen.app oder Nachrichten.app weitere Accounts parallel zu nutzen.

Kalender

Wenn man für jeden Mitarbeiter einen eigenen, persönlichen Büro-Account anlegt, dann kann man die Kalender zum Mitlesen an die Kollegen freigeben. Das Prinzip: jeder Mitarbeiter führt einen Büro-Kalender und gibt ihn als öffentlichen Kalender frei. Die Kollegen abonnieren diesen Kalender und können dann mitlesen, aber nicht darin schreiben oder ändern.

Für das Teilen von Kalendern gibt es zwei Optionen:

• öffentlicher Kalender (nur Mitlesen)
• „Teilen mit“ sind private persönliche Einladungen an eine andere iCloud-Adresse (Lesen und Schreiben)

Und grundsätzlich gibt es eine dritte Option: Aktivierung eines zusätzlichen iCloud-Accounts für Kalender für den vollständigen Lese- und Schreibzugriff. Im obigen Bild sind übrigens beide Varianten zu sehen.

Prinzipiell gibt es vier Strategien für das Teilen von Kalendern:

1 – Öffentliche Kalender-Freigabe: nur Lesen

Jeder Mitarbeiter führt seinen eigenen iCloud-Kalender und gibt ihn seinen Kollegen als „öffentlicher Kalender“ zum Abonnieren frei. Dabei kann nur mitgelesen werden, Schreibrechte gibt es nicht. Die URL kann man per Mail versenden oder kopieren. Jedoch: der Aufwand zur Verwaltung wächst exponentiell mit der Zahl der Mitarbeiter, denn die Abonnements müssen an jedem Rechner separat eingestellt werden. Ab zehn Mitarbeitern wird das schnell zu aufwändig.

Öffentlich geteilte Kalender leben als Abo entweder „lokal“ oder in einem iCloud-Account. „Lokal“ bedeutet, dass das Abo nur auf dem betreffenden Gerät existiert. Wenn ein Abo stattdessen in einem iCloud-Account geführt wird, denn zeigt sich das Abo auf allen Geräten, die diese iCloud-Adresse verwenden. Beim Abo öffentlicher Kalender kann übrigens jeder die Farben der Kalender selbst bestimmen

2 – Persönliche Kalender-Freiabe für andere iCloud-Adressen

Die persönliche Freigabe muss als Einladung an die iCloud-Adresse der anderen Personen erfolgen. Die Einladung an „normale“ Mailadressen gelingt nicht. Eine persönliche Freigabe über „Teilen mit“ erlaubt die gemeinsame Bearbeitung des Kalenders.  Bis OS X 10.11 El Capitan gab es bei jeder Änderung in einem persönlich geteilten Kalender einen Hinweis über die Änderung, seit macOS Sierra kann man das abstellen.

Wer mehrere Kalender über eine persönliche Freigabe mitbenutzt, kann schnell den Überblick verlieren, ob es sich um einen eigenen Kalender oder um einen abonnierten Kalender handelt. Man sieht es den Kalendern nicht an – erst mit der rechten Maustaste zeigt sich, ob es sich un einen eigenen Kalender oder um einen abonnierten Kalender handelt.

3 – Gemeinsame Kalender über ein gemeinsames Büro-Konto: (Lesen und Schreiben)

Dabei fügen alle Mitarbeiter den gemeinsamen Büro-Account in der App „Kalender“ (oder in Systemeinstellungen > Internet-Accounts) hinzu. Dadurch hat jeder Mitarbeiter alle Rechte – d.h. er kann Lesen und Schreiben in allen Kalendern dieses Accounts. Mitunter bricht dann ein kleiner interner Krieg über die Farbgebung der Kalender aus … denn die Farben der Kalender gleichen sich auf allen teilnehmenden Maschinen an.

4 – Mischung von Gemeinsamen Kalendern und Kalender-Freigabe

Ein freigegebener Kalender wird Kalender für Kalender eingestellt: Kalender in Kalender.app freigeben und den Link an die Abonnenten weiterleiten. Dadurch erhält der Mitleser keine Schreibrechte.
Ein Gemeinsamer Kalender wird dagegen als Account in Systemeinstellungen Internet-Accounts eingerichtet. Damit erhält jeder Mitbenutzer volle Schreib- und Leserechte … und übrigens auch Zugriff auf alle Kalender dieses Accounts.

Wenn man mit gemeinsamen Kalender (Lesen und Schreiben) über ein gemeinsames Büro-Konto arbeitet, sollte man aber vorher überlegen, ob alle Mitarbeiter alle Rechte an den Kalendern haben sollen. Denn (wie oben erwähnt): der erste aktivierte iCloud-Account ist der primäre Account. Alle eigenen Kontakte und Kalender gehören dann zum Büro-Account. Das Zurückstufen der Schreib- und Leserechte würde erfordern, dass die Mitarbeiter einen eigenen, persönliche Büro-Account für iCloud haben – denn im ersten iCloud-Account hat man eben immer Schreib- und Leserechte.

Tipps:
Keep it simple. Beim Teilen von iCloud-Kalendern kann man schnell den Überblick verlieren.
Alphabetische Ordnung bei lokalen Abos öffentlicher Kalender nicht möglich. Nur bei Abos, die in iCloud stehen, kann man die Kalender in der Seitenleiste ordnen.
Hinweise abstellen. Auch abonnierte öffentliche Kalender können die Standard-Hinweise der Besitzer anzeigen. Diese Option sollte beim Abonnieren abgewählt werden.
Aktualisierung stündlich einstellen. Bei abonnieren Kalendern der Kollegen macht es kaum Sinn, wenn sich die Kalendern nur 1x wöchentlich aktualisieren.
Zusätzliche iCloud IDs anlegen kann man nicht, wenn man bereits eine iCloud-ID aktiv nutzt. Hier muss man den Umweg gehen über einen temporären zusätzlichen Benutzer.

Kontakte

Über einen gemeinsamen Büro-Accont kann man einen allgemeinen Pool von Büro-Kontakten aufbauen. Natürlich kann man hier auch mit mehreren Accounts arbeiten – in der App „Kontakte“ können eigene iCloud-IDs friedlich koexistieren mit einem gemeinsamen Büro-Account oder weiteren Accounts.

Ein Interessanter Effekt ist dabei jedoch die Korrelation der eigenen Kontakte aus dem persönlichen Account mit einem gemeinsamen Büro-Account: identische Kontakte werden nur 1x angezeigt; die Infos in diesem Kontakt werden bei Änderungen in beiden Accounts identisch geändert: die Kontakte sind miteinander verbunden. Dieses Verhalten von Kontakte.app hat Vor- und Nachteile.

Tipps:
Datum und Ersteller in den Notizen vermerken. Beim Führen eines gemeinsamen Kontakt-Verzeichnisses hat sich bewährt, in den Notizen zu ergänzen, wer und wann den Kontakt erstellt hat, zu welchem Zweck oder wann die letzte Korrektur erfolgte. Dies hat sich als einige Möglichkeit gezeigt, um später mal aufzuräumen. Nicht nur die DSGVO sieht ein Löschkonzept vor – jedes Büro sollte in der Lage sein, veraltete und nicht genutzte Kontakte wieder zu löschen.
Standard-Account festlegen. Bei Nutzung eines zweiten Accounts sollte man in den Einstellungen bestimmen, welcher Account der Standard-Ort für neu angelegte Kontakte ist.
Name des Accounts ändern. In Systemeinstellungen > Internet-Accounts kann man den verschiedenen iCloud-Accounts einen griffigen Namen verpassen. Denn der primäre persönliche Account zeigt sich in Kontakte.app zunächst immer als „iCloud“ – und die sekundären Accounts haben ebensowenig sinnvolle Namen.

Erinnerungen

Erinnerungs-Listen können über Einladungen gemeinsam genutzt werden – es gibt jedoch keine Account-Verwaltung in Erinnerungen.app. Im Prinzip legt der Projektleiter z.B. in seinem persönlichen Büro-Account eine Liste an und lädt alle Mitarbeiter des Teams dazu ein. Der Teamleiter ist Eigentümer und Organisator, die eingeladenen Mitbenutzer können aber auch Änderungen vornehmen.

Notizen

Notizen.app kennt ebenfalls keine zweiten iCloud-Accounts. Dennoch kann man mit Notizen im Team arbeiten, aber Apple verfolgt hier einen etwas anderen Ansatz:

A) Teilen von einzelnen Notizen über Einladungen
In diesem Fall wird nicht die ganze Notizen-Sammlung geteilt, sondern nur einzelne Notizen

B) Notizen-Accounts über IMAP-Postfächer gemeinsam benutzen
Bei der Einrichtung eines IMAP-Postfachs kann man wählen, ob der Account für Mail UND Notizen genutzt wird.

Vorteile und Nachteile von iCloud im Vergleich zu anderen Lösungen

iCloud und Google haben in der Praxis Vor- und Nachteile. Im Unterschied zu Google-Accounts kann man z.B. nicht zentral steuern, welche abonnierten Kalender in welchem Account gezeigt werden – die abonnierten iCloud-Kalender müssen in jedem Mac oder iOS-Gerät separat hinzugefügt werden. Das macht um so mehr Arbeit, je größer das Team wird.

Beim Schutz der Privatsphäre ist iCloud die bessere Wahl. iCloud-Mails sind vollverschlüsselt vom Sender bis zum Empfänger. Bei kostenlosen Google-Accounts stimmt man mit den AGBs einer vollständigen Auswertung aller Mail- und Kalenderdaten (und aller anderen Dienste) durch Google zu – es sei denn man wählt die kostenpflichtige Variante der G-Suite.

Googles kostenpflichtige G-Suite wiederum genügt beim Datenschutz auch den Anforderungen von Unternehmen. Gmail, Google Drive, Google Docs und die weiteren Dienste gehen über die in iCloud integrierten Dienste weit hinaus. Wie in der PC-Welt üblich, ist die Bedienung jedoch unübersichtlich und schwer zu durchschauen. Dafür sind jedoch die Basis-Dienste wie Kalender und Kontakte gut integriert in Apples Standard-Programme.

Microsoft 365 ist verwaltungstechnisch der blanke Horror, hier zeigt sich nicht nur bei der Admin-Konsole eine üble Windows-Erblast. Die Administration von Microsoft 365 ist verworren, umständlich, nicht intuitiv. Und natürlich integrieren sich die Kontakte- und Kalenderdienste von Microsoft 365 nicht in Apples Standard-Apps, sondern erfordern die Nutzung von Outlook und Teams.

Während für die professionellen Lösungen von Google und Microsoft kostenpflichtige Accounts und eine Lizenzverwaltung notwendig ist, sind Apples iCloud-Dienste kostenlos. Zudem läuft iCloud seit OS X 10.11 stabil und zuverlässig ins System integriert.

Einschränkungen

Mac & i informiert ausführlich über die praktischen Limits von iCloud IDs. Auch zum praktischen Umgang mit Apple IDs finden sich bei Mac & i vertiefende Informationen: FAQ zum Erstellen, Wechseln und Löschen des Benutzerkontos.

Kritik

Mehrere Apple IDs oder iCloud IDs verwirren den Benutzer. Schon beim Kennwort der privaten iCloud ID geraten viele Menschen ins Schwitzen. Wenn dann die Büro-ID ins Spiel kommt und zusätzliche weitere IDs zu managen sind, dann sind gewöhnliche Sterbliche ganz klar überfordert. Besonders spaßig wird es dann durch Apples 2-Faktor-Authentifizierung, die in Deutschland bei der Benachrichtigungshinweisen immer noch keine korrekte Ortung anzeigt.

iCloud IDs sind für Business nicht vorgesehen. Apples hat iCloud für das Management der eigenen persönlichen Daten von Privatpersonen vorgesehen: jedem Menschen eine eigene, private iCloud ID. Punkt. iCloud im Unternehmen wie oben beschrieben zu verwenden, funktioniert stabil und kostenlos, ist aber nicht beliebig skalierbar. Die möglichen Konsequenzen sind für die unbeabsichtigte Vermischung von privaten Daten/Kontakten/Kalendern knifflig, die Auflösung der Probleme kann sehr aufwändig sein. Deshalb sollten Sie sich bei der Benutzung von mehreren iCloud IDs zurückhalten, wenn Ihnen die Konsequenzen nicht ganz klar sind.

Googles G-Suite ist professioneller. Ganz eindeutig: Googles bezahlte Dienste sind für Unternehmen deutlich besser geeignet, lassen sich zentral steuern und genügen den Datenschutzanforderungen der Unternehmen vollauf. Im Gegensatz zu Gmail wird bei Google G-Suite der Datenschutz gewahrt, Mails und Kalender werden NICHT ausgewertet für Werbung.

Google G-Suite und z.B. Microsoft Office 365 sind im Büro-Umfeld ganz eindeutig die professionelleren Lösungen – weil zentral kontrollierbar, klarer in der Bedienung, ohne Gefahr der Vermischung von privaten Kontaktdaten mit Büro-Daten.

Fazit

Der Austausch von Kalendern und Kontakten über iCloud-IDs ist zu empfehlen für kleine Arbeitsgruppen bis maximal 50 Mitarbeiter. Die Möglichkeiten sind ausreichend für gemeinsame Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen. Für Büros, die selbstverständlich Office 365 nutzen, kann Microsofts Lösung eine bessere Alternative darstellen.

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