Wie stelle ich in Outlook ein dass Mails ungelesen bleiben?

OutlookUngelesene E-Mails auffällig hervorheben

Wie Sie noch nicht bearbeitete E-Mails markant anzeigen.

Ungelesene E-Mails geraten leicht in Vergessenheit. Enthalten sie wichtige oder zeitkritische Informationen, kann Sie das in unangenehme Situationen bringen. Den damit verbundenen Stress verhindern Sie, indem Sie solche Nachrichten mit kräftigen Farben hervorheben.

Die nachfolgenden Arbeitsschritte können Sie ab der Version 2010 anwenden.

Ungelesene E-Mails mit einer Farbe kennzeichnen

• Aktivieren Sie das Menü Ansicht.

• Klicken Sie im linken Bildschirm im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansichtseinstellungen.

• Über die Schaltfläche Bedingte Formatierung gelangen Sie in das gleichnamige Fenster.

Standardmäßig sind dort alle Kontrollkästchen abgehakt. An diesen Einstellungen müssen Sie nichts ändern. Wenn allerdings das Kontrollkästchen Ungelesene Nachrichten nicht mit einem Haken gekennzeichnet ist, setzen Sie sie ihn.

Das Dialogfeld ist etwas irreführend: Sie müssen nämlich trotz Haken den Eintrag Ungelesene Nachrichten markieren.

• Klicken Sie den Eintrag an, sodass er markiert ist.

Sie erkennen eine ausgewählte Regel daran, dass diese im Bereich Eigenschaften der ausgewählten Regel explizit im Feld Name angegeben wird.

• Bleiben Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung und klicken Sie die Schaltfläche Schriftart an.

Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld (Abb. 3). Hier nehmen Sie die eigentlichen Einstellungen vor:

• Wählen Sie unter Farbe über das Listenfeld den Eintrag Rot aus.

Wenn Sie diese Farbe mit der Auszeichnung Fett kursiv kombinieren und auch noch den Schriftgrad erhöhen, übersehen Sie ungelesene Nachrichten nicht mehr.

• Verlassen Sie alle Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Unbearbeitete E-Mails werden von nun an in der von Ihnen eingerichteten benutzerdefinierten Formatierung am Bildschirm auffällig angezeigt.

Neue Farben für weitere Ordner zur Verfügung stellen

Die zuvor eingestellte Farbe wird nur für den aktuell geöffneten Ordner, wie zum Beispiel den Posteingang genutzt. Es ist aber möglich, die Einstellungen auch auf andere Ordner zu übertragen:

• Bleiben Sie im Menü Ansicht und klicken Sie im Bereich Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern.

• Wählen Sie den Befehl Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.

Outlook ruft das Fenster Ansicht übernehmen auf.

• Setzen Sie einen Haken bei allen Ordner, in denen Sie ungelesene Nachrichten mit den im Vorfeld definierten Formatierungen anzeigen möchten.

• Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Wenn Sie sich zusätzlich zu der farblichen Kennzeichnung ungelesener E-Mails von Outlook auf eine neu eingetroffene E-Mail aufmerksam machen lassen, sehen Sie sofort, wenn eine erwartete E-Mail eintrifft und verlieren keine Zeit bei der Bearbeitung.

Nehmen Sie die Einstellungen unter Datei – Optionen – E-Mail vor:

• Kennzeichnen Sie im Bereich Nachrichteneingang die gewünschte Option aus und lassen Sie beispielsweise einen Sound ertönen.

• Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

Lesenbereich öffnen

Um die Standardeinstellungen anzupassen, starten Sie Outlook und klicken im Menüband auf die Registerkarte Datei. Sie befinden sich danach in der Backstage-Ansicht, wo Sie über die linke Seitenleiste zur Kategorie Optionen wechseln.

1. Microsoft Outlook für Windows
   Um Mails nicht mehr automatisch als gelesen zu markieren, wechseln Sie in Outlook zur Registerkarte „Datei“.
2. Microsoft Outlook für Windows
   Sie gelangen nun zur Backstage-Ansicht des Programms. Wählen Sie hier auf der linken Seite den Eintrag „Optionen“.
3. Microsoft Outlook für Windows
   Im neu geöffneten Fenster klicken Sie links auf „Erweitert“.
4. Microsoft Outlook für Windows
   Jetzt navigieren Sie im rechten Fensterbereich zum Abschnitt „Outlook-Bereiche“. Klicken Sie darunter auf die Schaltfläche „Lesebereich“.
5. Microsoft Outlook für Windows
   In der separat angezeigten Dialogbox entfernen Sie das Häkchen vor „Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren“ und „Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt“. Die Änderungen übernehmen Sie per OK-Button.
6. Microsoft Outlook für Windows
   Sie können nun das Outlook-Optionen-Fenster ebenfalls schließen.
7. Microsoft Outlook für Windows
   Mit diesen Einstellungen bleiben Mails allerdings immer im Status „Ungelesen“, sofern Sie sie nicht explizit öffnen, sondern nur im Lesebereich anzeigen.
8. Microsoft Outlook für Windows
   In diesem Fall müssten Sie jede E-Mail per Kontextmenü manuell als gelesen kennzeichnen.
9. Microsoft Outlook für Windows
   Deshalb kann eine weitere Option sinnvoll sein, die Sie auch in den Lesebereichseinstellungen finden. Dort lässt sich eine individuelle Zeitangabe eintragen, nach der Outlook eine E-Mail automatisch als gelesen markiert.

Wählen Sie im neuen Fenster, das Outlook daraufhin öffnet, die Rubrik Erweitert. Im rechten Bereich des Dialogs navigieren Sie nun zum Abschnitt Outlook-Bereiche und klicken auf die Schaltfläche Lesebereich.

Einstellungen anpassen

Anschließend wird eine weitere Dialogbox angezeigt. Dort entfernen Sie das Häkchen vor den beiden Checkboxen Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren und Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt. Um die Änderungen zu übernehmen, schließen Sie nun die beiden noch geöffneten Fenster jeweils per Klick auf den OK-Button.

Sie müssten mit diesen Einstellungen allerdings jede E-Mail immer manuell als gelesen kennzeichnen, etwa über das Kontextmenü der betreffenden Nachricht. Deshalb kann es auch sinnvoll sein, etwas weniger rigide vorzugehen. Dazu öffnen Sie erneut wie oben beschrieben die Backstage-Ansicht und navigieren zu Erweitert / Outlook-Bereiche / Lesebereich.

Nun aktivieren Sie das Kontrollkästchen Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren. Im Feld darunter, das links eingerückt ist, bietet Outlook Ihnen die Möglichkeit, eine Zeit festzulegen, nach der E-Mails als gelesen markiert werden. Die recht knapp bemessene Vorgabe von fünf Sekunden können Sie einfach mit Ihrem individuellen Wert überschreiben.

Ihre Änderungen übernehmen Sie anschließend wieder, indem Sie in den geöffneten Einstellungsfenstern auf den OK-Button klicken.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 365 (Version 2109) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)

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