Wie kann ich Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

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Grundsätzliches
Vorsteuerabzug bei Verpflegungskosten
Verpflegungsmehraufwendungen und Fahrtkosten für Leiharbeitnehmer
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen
Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Eintragungen zu Verpflegungszuschüssen auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Mehraufwendungen für Verpflegung in der Einkommensteuererklärung Anlage N
Wie kann ich Verpflegungsmehraufwand nachweisen?
Wo trage ich die Verpflegungsmehraufwand ein?
Was zählt alles zum Verpflegungsmehraufwand?
Wer zahlt die Verpflegungspauschale?

Aktuelles

Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2020
Der Bundesrat hat am 29. November 2019 zahlreichen Änderungen im Steuerrecht zugestimmt, die der Bundestag am 7. November verabschiedet hatte (Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften - Jahressteuergesetz 2019). Das Gesetz enthält als Jahressteuergesetz 2019 viele Änderungen. Dazu gehört auch die Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2020:

Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 24 Euro auf 28 Euro angehoben.
Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für den An- oder Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehendem Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, von jeweils 12 Euro auf 14 Euro angehoben.
Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 12 Euro auf 14 Euro angehoben.

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014
Bisher war der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG (Bereich der Betriebsausgaben) geregelt und über den Verweis in § 9 Absatz 5 EStG auch im Rahmen der Werbungskosten anwendbar. Ab 2014 werden Reisekosten umfassend in § 9 EStG geregelt. Der Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen wurde in den neuen Absatz 4a überführt und ein entsprechender Verweis in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG aufgenommen (Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013).
Um den Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wurde die dreistufige Staffelung der abziehbaren Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten durch eine zweistufige Staffelung ersetzt. Im Zuge der Vereinfachung wird auf einen Teil der Berücksichtigung von Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die Berechnung der Dreimonatsfrist vereinfacht.

Grundsätzliches

Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (bis 2013 regelmäßige Arbeitsstätte) aufhält.
Ausführliche Informationen zur ersten Tätigkeitsstätte.
In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Mehraufwendungen für Verpflegung können für dieselbe Auswärtstätigkeit höchstens für die Dauer von drei Monaten geltend gemacht werden.

Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag bis 31.12.2013 Regelung im § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG	Pauschbetrag ab 01.01.2014 Regelung im § 9 Abs. 4a EStG	Pauschbetrag ab 01.01.2020 Änderung im § 9 Abs. 4a EStG
24 Stunden	24 Euro	24 Euro	28 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden	12 Euro	12 Euro Abwesenheit: mehr als 8 Stunden Gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit).	14 Euro Abwesenheit: mehr als 8 Stunden Gilt auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit).
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden	6 Euro

Ab 2014 wird statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (12 Euro und 24 Euro) eingeführt (Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro). Der Pauschbetrag von 12 Euro wird bereits bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt. Dieser Betrag gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Ausführliche Informationen zu den Themen:

Mitternachtsregelung
Kürzung der Verpflegungspauschalen
Dreimonatsfrist und Neubeginn der Dreimonatsfrist
Pauschalierung der Lohnsteuer bei höheren Beträgen

finden Sie auf folgenden Unterseiten:

Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten - Rechtsstand bis 31.12.2013
Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten - Rechtsstand ab 01.01.2014

Vorsteuerabzug bei Verpflegungskosten

Für die Kosten gilt:
Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer Auswärtstätigkeit können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden.

Bei der Umsatzsteuer ist es umgekehrt:
Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.
Der Vorsteuerabzug ist aber aus den tatsächlichen Verpflegungskosten möglich. Dazu muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist.

Verpflegungsmehraufwendungen und Fahrtkosten für Leiharbeitnehmer

Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom 17.06.2010 (VI R 35/08) entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen kann. Das Gericht entschied dabei aber nur über kurzfristige Einsätze.
Mit Urteil vom 15.05.2013 (VI R 41/12) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass auch Leiharbeitnehmern nur Verpflegungsmehraufwand in den Grenzen der Dreimonatsfrist zusteht.

Mit der Reisekostenreform zum 01.01.2014 ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs überholt.
Ab 2014 können Leiharbeiter im Betrieb des Entleihers eine erste Tätigkeitsstätte haben, wenn die Tätigkeit

während des gesamten Leiharbeiterverhältnisses oder
über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten andauert.

Dieser Auffassung tritt das Niedersächsische Finanzgericht mit Urteil vom 30.11.2016 (9 K 130/16) entgegen. Aufgrund der gesetzlichen Beschränkung der Arbeitnehmerüberlassung ist bereits aus Rechtsgründen bei Leiharbeitsverhältnissen keine dauerhafte Zuordnung zu einem Entleihbetrieb möglich. Die Revision zum Bundesfinanzhof wurde wegen grundsätzlicher Bedeutung und zur Fortbildung des Rechts zugelassen (Erste Tätigkeitsstätte für Leiharbeitnehmer).

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu (fast) jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht. Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Ausführliche Informationen zu Auslandsreisekosten

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit	Pauschbetrag bis 31.12.2013	Pauschbetrag ab 01.01.2014 Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts	Pauschbetrag ab 01.01.2020 Jahressteuergesetz 2019
24 Stunden	24 Euro	24 Euro	28 Euro
mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden	12 Euro	12 Euro Abwesenheit: mehr als 8 Stunden	14 Euro Abwesenheit: mehr als 8 Stunden
mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden	6 Euro

Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.

Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung.

Eintragungen zu Verpflegungszuschüssen auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind die nach § 3 Nummer 13 oder 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen (Verpflegungszuschüsse oder geldwerte Vorteile aus gestellten Mahlzeiten).

Steuerfreie Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung sind unter Nummer 21 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Sofern das Betriebsstättenfinanzamt nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 Satz 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung hierfür eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich.

Mehraufwendungen für Verpflegung in der Einkommensteuererklärung Anlage N

Die Eintragung erfolgt auf der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit).

Mehraufwendungen für Verpflegung können auch nur pauschal geltend gemacht werden. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen mindern die abzugsfähigen Werbungskosten.

Wie kann ich Verpflegungsmehraufwand nachweisen?

Um Deine Verpflegungskosten nachzuweisen, erfasse die Ausgaben in Deiner Reisekostenabrechnung. Wichtig sind Datum und Uhrzeit Deiner Abreise, der Reisezweck sowie Datum und Uhrzeit Deiner Rückkehr in die Firma bzw. nach Hause.

Wo trage ich die Verpflegungsmehraufwand ein?

Wo tragen Arbeitnehmer in der Steuererklärung den Verpflegungsmehraufwand ein? Als Arbeitnehmer ist der Verpflegungsmehraufwand in der Anlage N der Steuererklärung einzutragen. Beim digitalen Ausfüllen der Steuererklärung ist sie in ElsterFormular unter „Weitere Vordrucke“ zu finden.

Was zählt alles zum Verpflegungsmehraufwand?

Wer zahlt die Verpflegungspauschale?

Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind, entstehen ihnen meistens Mehrkosten für die Verpflegung. Diesen in der Regel auch als Spesen bezeichneten Verpflegungsmehraufwand übernimmt meistens der Arbeitgeber.