Wo bekomme ich einen Nachweis für ELStAM?

Jedem Arbeitgeber werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer elektronisch mitgeteilt (Ausnahme: siehe Link zum Härtefallantrag). Papierbescheinigungen (Lohnsteuerkarte, Ersatzbescheinigung) haben in der Regel keine...

Jedem Arbeitgeber werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer elektronisch mitgeteilt (Ausnahme: siehe Link zum Härtefallantrag). Papierbescheinigungen (Lohnsteuerkarte, Ersatzbescheinigung) haben in der Regel keine Bedeutung mehr.
Der Arbeitgeber benötigt vom Arbeitnehmer für den elektronischen Datenabruf lediglich die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Information, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenbeschäftigungsverhältnis handelt.
 

Eine (Ersatz-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug wird grundsätzlich nur noch dann ausgestellt, um bei fehlerhaften, nicht sofort korrigierbaren Daten einen zutreffenden Lohnsteuerabzug zu ermöglichen.

• Hierfür muss ein Antrag mit Nachweis der korrekten Personenstandsdaten beim Finanzamt gestellt werden.
• Die fehlerhaften Daten werden vom Finanzamt zur Klärung und Korrektur an die Meldebehörde weitergegeben.
• Gleichzeitig wird der Zugriff für den Arbeitgeber auf die ELStAM des Arbeitnehmers gesperrt.
• Die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist dem Arbeitgeber vorzulegen, der dann nicht mehr die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, sondern die der Bescheinigung zugrunde legt.
• Nach Klärung des Fehlers mit der Meldebehörde erhält der Arbeitgeber automatisch eine Nachricht vom Finanzamt, dass die Sperrung aufgehoben ist und die korrigierten ELStAM abzurufen sind.
• Der Arbeitnehmer erhält in diesem Fall keine Mitteilung des Finanzamts. Die Korrektur der ELStAM ist aus der Gehaltsabrechnung ersichtlich.
• Sollte die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch diesen Arbeitgeber erfolgt sein, erhält der Arbeitnehmer eine entsprechende Nachricht von seinem Finanzamt. Hierüber hat er seinen Arbeitgeber zu informieren.

Besonderheiten bei ausländischen Arbeitnehmern:

1. Arbeitnehmern, die aus dem Ausland zuziehen und im Inland ihren Wohnsitz begründen, wird automatisch eine Steueridentifikationsnummer zugeteilt.

• Ist eine IdNr. für den Arbeitnehmer noch nicht erteilt, stellt das Wohnsitzfinanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für die Dauer eines Kalenderjahres aus. Diese muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber vorlegen. Die Bescheinigung ersetzt die Verpflichtung und Berechtigung des Arbeitgebers zum Abruf der ELStAM.

2. Ausländische Arbeitnehmer, die im Inland keinen Wohnsitz haben und sich hier auch nur kurzfristig (höchstens 6 Monate) aufhalten, erhalten keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, sondern eine Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer.

• Diese wird vom Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers auf Antrag des Arbeitnehmers ausgestellt.
• Der Arbeitnehmer kann auch seinen Arbeitgeber mit der Antragstellung beauftragen.

3. Ausländische Arbeitnehmer, die im Inland zwar keinen Wohnsitz aber ihren gewöhnlichen Aufenthalt (= Aufenthalt von mehr als sechs Monaten) haben, erhalten von Ihrem Wohnsitz-Finanzamt (=Finanzamt, das für den Ort des gewöhnlichen Aufenthalts zuständig ist) auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug.

Im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden dem Arbeitgeber die benötigten Lohnsteuerabzugsmerkmale, wie z. B. Steuerklasse und Freibeträge bereitgestellt, um die Lohnsteuer berechnen und abführen zu können.

Diese sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung hinterlegt und stehen dem Arbeitgeber - nach einer Berechtigungsprüfung - zum elektronischen Abruf bereit.

Sobald der Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzt, können steuerlich bedeutsame Änderungen nach Ihrer Eintragung im Melderegister (z.B. Heirat, Geburt des Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers berücksichtigt werden.

Die steuerlichen Rechte und Pflichten der Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich aus den §§ 38 bis 39f Einkommensteuergesetz (EStG).

Weitere Ausführungen/Einzelheiten/Besonderheiten finden sich auch im

Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 8. November 2018

Arbeitnehmer

1. AllgemeinesIm Verfahren ELStAM ( Elektronische Lohn Steuer Abzugs Merkmale) ruft ihr Arbeitgeber (AG) Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Werbungskostenfreibetrag) elektronisch ab.

Das papiergebundene Verfahren wurde bereits im Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben auf der vormals verwendeten Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuermerkmale) werden nun in einer Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und Ihrem Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt.
Für diese Anmeldung benötigt der AG Ihre steuerliche Identifikationsnummer und Ihr Geburtsdatum.

2. Lohnsteuerklassenwechsel und Änderung der LohnsteuerabzugsmerkmaleDie Finanzämter sind Ansprechpartner, wenn es um den Wechsel von Steuerklassen oder die Änderung anderer Lohnsteuerabzugsmerkmale geht.
Ändert sich Ihr Familienstand, z. B. durch Eheschließung, Tod des Ehegatten oder Scheidung, übermitteln die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden (Meldebehörden) die melderechtlichen Änderungen des Familienstands automatisch an die Finanzverwaltung.

Die nachfolgend aufgeführten Änderungen erfordern jedoch eine Mitteilung von Ihnen an das Finanzamt :

• die Voraussetzung für eine günstigere Steuerklasse sind entfallen, z. B. weil aufgrund einer dauernden Trennung die Voraussetzungen für die Steuerklasse III wegfällt

• eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge ist zu berücksichtigen oder

• die Voraussetzungen für eine auf Antrag gewährte Steuerklasse II sind im Laufe des Kalenderjahres entfallen.

Sie sind verpflichtet, diese Änderungen umgehend beim Finanzamt anzuzeigen.

3. Lohnsteuer-ErmäßigungIm Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens nach § 39a Absatz 2 EStG haben Sie die Möglichkeit, die Berücksichtigung von Freibeträgen zu beantragen. Diese werden als Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Arbeitgeber elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Ein solcher Freibetrag kann auf Antrag für zwei Jahre berücksichtigt werden.

Änderungsaufträge wegen Freibeträgen für das laufende Kalenderjahr können nur bis zum 30. November gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr für den Lohnsteuerabzug des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden.

Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2021

Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2022

Ist ein eingetragener Freibetrag zu hoch - z. B. wenn Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen - kann es im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung zu einer Nachzahlung kommen. Auch in diesen Fällen sind Sie verpflichtet, Änderungen zu Ihren Ungunsten umgehend beim Finanzamt anzuzeigen.

Arbeitgeber

1. Allgemeines

Unter dem Namen "ELStAM" (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) werden die Informationen für den Lohnsteuerabzug zwischen Finanzämtern, Unternehmen und Arbeitnehmern digital übermittelt. Als Arbeitgeber (AG) können Sie – nach einer Berechtigungsprüfung – die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer abrufen.

Dazu benötigen Sie bestimmte Informationen (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Religionszugehörigkeit), um die Lohnsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abführen zu können. Diese Informationen sind in der ELStAM-Datenbank der Finanzverwaltung hinterlegt und werden Ihnen elektronisch bereitgestellt. Aufgrund dessen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anzumelden.
Ebenso ist der Arbeitnehmer gesetzlich verpflichtet, Ihnen bei Eintritt in das Dienstverhältnis die Identifikationsnummer (IdNr.), den Geburtstag und Angaben zu weiteren Dienstverhältnissen zu machen.

Die ELStAM werden im Regelfall fünf Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag.

Auch die Änderungslisten der ELStAM werden grundsätzlich bis zum fünften Werktag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Dabei erhalten Sie zuerst eine Änderungsliste, bei der sich Auswirkungen für die Arbeitnehmer ergeben. Anschließend erfolgt die Bereitstellung leerer Änderungslisten (Hinweis: »Für Ihre Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben.«) für die übrigen Arbeitnehmer, für die sich tatsächlich keine Veränderungen der ELStAM gegenüber dem Vormonat ergeben haben.

2. Lohnsteuerabzugsverfahren für im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer

Im Inland nicht meldepflichtigen Arbeitnehmern kann eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) nicht durch die Meldebehörden zugeteilt werden, da hier die Meldepflicht nicht besteht. In folgenden Fällen erfolgt daher für den Bedarfsfall eine Zuteilung der IdNr. für steuerliche Zwecke durch das Betriebsstättenfinanzamt:

• Im Ausland lebende unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 2 und 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG),

• unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer aufgrund eines gewöhnlichen Aufenthalts im Inland (§ 39e Abs. 8 EStG)

• beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 4 EStG (z. B. Erntehelfer)

Antrag auf Vergabe einer steuerlichen IdNr. für nicht meldepflichtige Personen

Eine Teilnahme der Arbeitgeber am ELStAM-Verfahren für diese besonderen Arbeitnehmerfälle ist bisher nicht möglich. Stattdessen stellt das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers (weiterhin) Papierbescheinigungen für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ersetzt die Verpflichtung und Berechtigung des Arbeitgebers zum Abruf der ELStAM.

Seit dem 1. Januar 2020 ist der Abruf der ELStAM für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nach § 1 Abs. 4 EStG (z. B. Erntehelfer, Grenzpendler) möglich.

Ausnahmen: Nach dem BMF-Schreiben von 7. November 2019 ist die Teilnahme von Arbeitnehmern, die nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt steuerpflichtig sind und für die ein Freibetrag berücksichtigt wird oder deren Arbeitslohn nach den Regelungen in Doppelbesteuerungsabkommen von der Besteuerung freigestellt oder der Steuerabzug nach den Regelungen in Doppelbesteuerungsabkommen auf Antrag gemindert oder begrenzt wird, noch nicht vorgesehen.

In der Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist für diese Arbeitnehmer weiterhin die steuerliche IdNr. des Arbeitnehmers aufzunehmen, um bei Einbindung dieser Personengruppe in das Verfahren ELStAM den elektronischen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu ermöglichen.
Für die Bekanntgabe der IdNr. direkt an Sie als Arbeitgeber empfiehlt es sich nachfolgende Vollmacht zu nutzen ( Vollmacht für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ). Wichtige Informationen hierzu finden Sie in dem folgenden Merblatt: "Wichtige Änderungen bei dem Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ab 1. Januar 2020 für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer"

Weiterführende Informationen finden Sie hier

ELStAM (Arbeitgeber)

ELStAM (Arbeitnehmer)

Wie komme ich an meine ELStAM?

Wie oft muss ich ELStAM abrufen?

Was ist ein Ausdruck der ELStAM gewünscht?

Wie bekomme ich die Lohnsteuerbescheinigung?