Welche belege müssen bei der steuererklärung eingereicht werden

Ob Lohnsteuerbescheinigung, Fahrtkosten-Nachweis oder Kindergeld-Bescheinigung – damit wir als Lohnsteuerhilfeverein Ihre Steuererklärung optimal erstellen können, benötigen wir eine Reihe von Unterlagen von Ihnen. In der Steuer-Checkliste nennen wir Ihnen die wichtigsten Dokumente, die Sie für das Beratungsgespräch bereithalten sollten.

Nehmen Sie gerne auch solche Belege mit, von denen Sie selbst glauben, dass sie wichtig sind. Natürlich können Sie Unterlagen, die wir im Einzelfall zusätzlich brauchen, jederzeit nachreichen.

"Gut zu wissen: Unter 'Zahlungsnachweis' ist immer eine Buchungsbestätigung der Bank oder ein Kontoauszug zu verstehen."

Für das Steuerrecht ist die Änderung wie eine kleine Revolution: Seit dem Jahr 2017 müssen Steuerzahler keine Belege mehr zusammen mit der Einkommensteuererklärung einreichen. Es gilt nur noch die „Belegvorhaltepflicht“. Das heißt, dass Steuerzahler ihre Nachweise erst nach einer Aufforderung durch das Finanzamt einreichen müssen. Ein Ziel der Reform ist es, den Arbeitsaufwand der Finanzämter zu verringern.

Im Gegenzug müssen Steuerzahler etwas Platz für die Belege in ihrem Keller reservieren. Normale Arbeitnehmer dürfen die Rechnungen und Quittungen nämlich erst ein Jahr nach Rechtskraft des Steuerbescheids im Altpapier entsorgen. Gewerbetreibende und Freiberufler müssen ihre Belege sogar zehn Jahre lang aufbewahren.

Aus Thüringen und Bayern ist im Übrigen zu hören, dass die Finanzämter regelmäßig Nachweise anfordern, wenn der Steuerzahler bestimmte Ausgaben zum ersten Mal in seiner Steuererklärung angibt. Häufige Praxis-Fälle sind das erstmalige Absetzen eines Arbeitszimmers oder der Kinderbetreuungskosten.

Wir geben einen Überblick, welche Belege dabei helfen, im Bedarfsfall Ausgaben nachzuweisen.

Kapitalertragsteuer und Zinsabschläge

Banken versenden jährlich Steuerbescheinigungen über Kapitalerträge. Das können wenige Euro Zinsen auf dem Sparbuch sein oder auch hohe Kapitalerträge durch Aktienverkäufe.

Außergewöhnliche Belastungen

Tritt ein Ereignis ein, das den Betroffenen zu hohen Ausgaben für sich selbst oder einen Familienangehörigen zwingt, dann gilt derjenige als finanziell “belastet”. Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählen beispielsweise Krankheitskosten, Unterhaltskosten und vieles mehr. Die Belege für außergewöhnliche Belastungen werden, wenn sie eine bestimmte Schwelle überschreiten, regelmäßig von den Finanzämtern verlangt. Weitere Informationen zu diesem Thema findest du in unserer Rubrik “Außergewöhnliche Belastungen”.

Unterhalt

Verwandte sind unterhaltspflichtig. Das heißt, dass Deine Mutter für Dich finanziell aufkommt, Du für sie, Deine Oma für Dich und so weiter. In solchen Fällen kannst Du Teile der Unterhaltszahlungen steuerlich geltend machen. Dafür musst Du die Zahlungen in der Steuererklärung angeben und auf Nachfrage des Finanzamtes dann auch dementsprechend nachweisen können.

Altersvorsorge

Die Beiträge zu Riester-Renten oder Rürup-Renten findest Du in den Unterlagen, die Dir die Versicherungen dafür automatisch zusenden.

Sozialleistungen

Was viele nicht wissen, ist, dass Sozialleistungen nachgewiesen werden müssen. Die Bescheinigungen erhältst Du von der Behörde, von der Du Leistungen bezogen hast. Hartz IV als reine Sozialleistungen muss nicht in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.

Spenden

Für Spenden wird keine Gegenleistung erwartet. Um als Spender aber zumindest bei der Steuer einen Vorteil zu haben, sollten sie in der Steuererklärung als Sonderausgaben angegeben werden. Nur Spenden an steuerbegünstige Organisationen mit Sitz in Deutschland werden in der Steuererklärung berücksichtigt. Für Spenden bis zu 200 Euro reicht ein Kontoauszug mit Angaben zum Spender und Spendenempfänger. Für höhere Spenden kann das Finanzamt von Dir eine offizielle Zuwendungsbescheinigung durch den Spenden-Empfänger verlangen.

Behinderung

Wer höhere Ausgaben als den Behinderten-Pauschbetrag ansetzt, muss diese belegen können. Versorgungsämter stellen Schwerbehindertenausweise und Feststellungsbescheide aus, die dann an das Finanzamt weitergeleitet werden können.

Bescheinigung für das Studium

Wird zum Beispiel ein Verlustvortrag eingereicht, kann zusammen mit der Steuererklärung eine Immatrikulationsbescheinigung beigefügt werden. Dann weiß das Finanzamt, dass der Betroffene studiert und muss diese nicht nachträglich anfordern.

Vermögenswirksame Leistungen

Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen stellen Anlageinstitute, Banken oder Bausparkassen jährlich aus.

Die Tage werden kürzer, das Wetter ungemütlicher – das ist eine gute Gelegenheit, die Belege für die nächste Steuererklärung zu sortieren. Aber Halt: Die muss man doch gar nicht mehr abgeben? Das stimmt – aber wir wissen, welche Finanzämter trotzdem Quittungen anfordern!

Schon seit der Steuererklärung für 2017 brauchen Sie Ihre Belge nicht mehr mit der Einkommensteuererklärung einzureichen. Das bedeutet aber nur, dass das Finanzamt zunächst auf die Vorlage der Belege verzichtet. Sollte bei der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung die Vorlage von Belegen notwendig werden, wird sich Ihr Finanzamt bei Ihnen melden und die Belege anfordern.

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Steuererklärung ohne Belege: Erfahrungen aus zwei Jahren Belegvorhaltepflicht

30.10.2019, 00:00 Uhr - 

Die Tage werden kürzer, das Wetter ungemütlicher – das ist eine gute Gelegenheit, die Belege für die nächste Steuererklärung zu sortieren. Aber Halt: Die muss man doch gar nicht mehr abgeben? Das stimmt – aber wir wissen, welche Finanzämter trotzdem Quittungen anfordern!

Schon seit der Steuererklärung für 2017 brauchen Sie Ihre Belge nicht mehr mit der Einkommensteuererklärung einzureichen. Das bedeutet aber nur, dass das Finanzamt zunächst auf die Vorlage der Belege verzichtet. Sollte bei der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung die Vorlage von Belegen notwendig werden, wird sich Ihr Finanzamt bei Ihnen melden und die Belege anfordern.

Schon seit der Steuererklärung für 2017 müssen keine Belege mehr eingereicht werden. Bild: AdobeStock

Was sind überhaupt Belege?

Belege sind zum einen Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc. Darauf muss stehen, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben.

Zu den Belegen gehören außerdem alle sonstigen Unterlagen über steuerlich erhebliche Tatsachen, also zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, in denen Sie alle angefallenen Kosten einer Dienstreise zusammenfassen, Atteste über die Notwendigkeit einer Kur oder Bescheinigungen über die Teilnahme an Fortbildungslehrgängen.

Wenn Sie Kosten von der Steuer absetzen wollen, müssen Sie diese nachweisen können. Das geht am einfachsten mit Quittungen und Rechnungen oder anderen schriftlichen Belegen.

Von der Belegvorlagepflicht zur Belegvorhaltepflicht

Bis zur Steuererklärung 2016 mussten Sie Ihrer Steuererklärung alle Belege beilegen. Das war die sogenannte Belegvorlagepflicht.

Aus dieser Belegvorlagepflicht ist seit 2017 eine Belegvorhaltepflicht (auch: Belegaufbewahrungspflicht) geworden. Geregelt wurde die Änderung im Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, das Anfang 2017 in Kraft getreten ist.

Die Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie Belege nicht mehr unaufgefordert zusammen mit der Steuererklärung abgeben, sondern nur noch auf Verlangen des Finanzamts vorlegen können müssen.

Konkret heißt das: Sie geben erst einmal nur Ihre Steuererklärung ab und reichen später die Nachweise ein, die das Finanzamt auch tatsächlich sehen will. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Steuererklärung auf Papier abgeben oder sie per ELSTER versenden.

Weiterhin gilt, dass Belege nur im Original vorgelegt werden dürfen. Kopien reichen dem Finanzamt nicht.

Die Belege müssen die Art der Aufwendungen genau bezeichnen. So reicht beispielweise die Bezeichnung Fachbuch für ein beruflich genutztes Werk nicht aus. Lassen Sie auf die Rechnung also den Buchtitel und das Kaufdatum dazuschreiben oder vermerken Sie den Titel des Fachbuchs selbst auf einem Extrablatt, das Sie an den Beleg heften. Auch eine Kopie des Buch-Covers kann helfen.

Wichtig ist auch, dass das Datum auf dem Beleg gut lesbar ist, damit das Finanzamt erkennt, dass die Kosten in dem entsprechenden Kalenderjahr entstanden sind.

Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen sind gleichgestellt. Das bedeutet: Auch eine Rechnung, die Sie nur online oder per E-Mail erhalten haben, wird vom Finanzamt anerkannt. Legen Sie dem Finanzamt einfach einen Ausdruck der Rechnung vor

Nach zwei Jahren Belegvorhaltungspflicht gibt es jetzt erste Erfahrungen, welche Belege die Finanzämter trotzdem anfordern.

Die Schwerpunkte sind je nach Bundesland unterschiedlich. Leider liegen noch nicht aus allen Bundesländern Erfahrungswerte vor.

Baden-Württemberg:

Im Baden-Württemberg bekennt man sich klar zum Wegfall der Belegvorlagepflicht: Grundsätzlich könne von einer unaufgeforderten Belegvorlage abgesehen werden, heißt es aus der OFD Karlsruhe.

Bayern:

Bayern geht ganz gerne mal einen Sonderweg – so auch hier: In der bayerischen Finanzverwaltung werden die Bundesvorgaben nur teilweise umgesetzt. So sollen insbesondere Sachverhalte, die erstmalig geltend gemacht werden oder die sich gegenüber dem Vorjahr erheblich verändert haben, durch die Vorlage von Belegen nachgewiesen werden, z.B. bei der

• erstmaligen Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers,

• erstmaligen Abgabe einer Anlage V (Vermietung),

• erstmaligen Geltendmachung von Kinderbetreuungskosten.

Hessen:

Hessen hat klar geäußert, dass ohne entsprechende Aufforderung keine Belege eingereicht werden sollen.

Rheinland-Pfalz:

Auch in Rheinland-Pfalz wurde klar kommuniziert, dass unaufgefordert keine Belege mehr eingereicht werden müssen.

Thüringen:

Thüringen verhält sich ähnlich wie Bayern und empfiehlt seinen Steuerzahlern die Abgabe von Belegen, wenn Kosten erstmalig geltend gemacht werden.

Im Zweifel können Sie sich an die Faustregel halten: Bei erstmaliger Geltendmachung Belege einreichen.

Wenn Sie also 2020 zum ersten Mal Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer angeben, dann legen Sie dem Finanzamt am besten alle dazu gehörenden Belege unaufgefordert vor. Vermutlich wird das Finanzamt die Nachweise sowieso sehen wollen – Sie sparen also Zeit und bekommen Ihre Steuererstattung früher überwiesen!

Wenn das Finanzamt Belege anfordert, sollten Sie diese griffbereit haben. Bild: AdobeStock

Speichern und organisieren Sie Ihre Belege (Rechnungen, Kassenzettel, Bewirtungsbelege etc.) mit der BelegManager-App und verknüpfen Sie die Belegdaten mit der SteuerSparErklärung:

• Belege als Scan, (Handy-) Foto oder PDF speichern und/oder aus anderen Quellen importieren

• Belege in der SteuerSparErklärung anzeigen und Werte übernehmen

Kein Beleg geht mehr verloren, wird vergessen oder muss gesucht werden!

Jetzt BelegManager-App kostenlos herunterladen

• bei GooglePlay (Android)

• im AppStore (Apple)

Wie lange müssen Sie Belege vorhalten?

Das Finanzamt darf sich nicht ewig damit Zeit lassen, vielleicht irgendwann Belege bei Ihnen anzufordern. Grundsätzlich gilt, dass Sie Belege bis zum Ablauf der Einspruchsfrist aufbewahren müssen, also nach dem Erhalt des Steuerbescheids noch einen Monat. Davon gibt es aber einige Abweichungen:

• Ist Ihr Steuerbescheid vorläufig oder steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, müssen Sie die Belege bis zur Bestandskraft und dem Ende der daran anschließenden Einspruchsfrist aufbewahren.

• Wenn Sie Einspruch oder Klage gegen Ihren Steuerbescheid eingelegt haben, müssen Sie die Belege bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufheben.

• Manche Belege können für mehrere Jahre wichtig sein, beispielweise ärztliche Atteste. Diese heben Sie entsprechend länger auf.

• Zuwendungsnachweise (das sind Spendenbescheinigungen und Bescheinigungen über Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine und Einrichtungen) müssen bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden, wenn sie nicht vorher schon vom Finanzamt angefordert wurden.

• Handwerkerrechnungen, Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Belege für andere Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

• Wenn Sie eine Photovoltaikanlage betreiben und Strom in das öffentliche Stromnetz einspeisen, erzielen Sie damit Einnahmen aus Gewerbebetrieb. Alle Unterlagen, die in diesem Zusammenhang anfallen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

  Welche Belege will das Finanzamt sehen?

  Original oder Kopie? Zins- und Spendenbescheinigungen will das Finanzamt immer im Original sehen. Alle anderen Belege und Unterlagen können dem Finanzamt im Original oder in Kopie vorgelegt werden. Bei Kopien kann das Finanzamt die Vorlage der Originale verlangen.

  Welche Belege müssen eingereicht werden?

  Belege sind zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc. Darauf muss stehen, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben.

  Welche Belege müssen bei Elster eingereicht werden?

  Belege einreichen nicht mehr nötig! Sie brauchen grundsätzlich keine Belege und separaten Aufstellungen an Ihr Finanzamt zu versenden. Es ge- nügt, wenn Sie diese für eventuelle Rückfragen aufbe- wahren.

  Welche Rechnungen brauche ich für die Steuererklärung?

  "Belege sind mit der Einkommensteuererklärung nur dann einzureichen, wenn in den Vordrucken / Anleitungen ausdrücklich darauf hingewiesen wird", so das Bundesfinanzministerium. Kurz gesagt: Eine Steuererklärung ganz ohne Belege und Nachweise ist möglich.