Outlook Termin zusagen ohne Antwort Status

Antworten auf Besprechungseinladungen filtern

Übersichtlicher Posteingang in Outlook

Wenn du in Outlook öfters mal Besprechungsanfragen an einen größeren Empfängerkreis sendest, dann kennst du das Dilemma: Schnell verstopfen die Statusmeldungen mit den  Zu- und Absagen deinen Posteingang. Um das zu vermeiden, lege dir doch einfach einen Ordner für dein Besprechungsmanagement an und filtern diese automatischen Antworten alle in diesen Ordner.

So fällt es dir auch leichter, auf effiziente Blockarbeit bei der E-Mail-Bearbeitung in Outlook umzustellen.

• Klicke in deinem Postfach links oben auf das Register „Start“ und dort im Menü auf „Regeln“ und dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
• Klicke links oben auf „Neue Regel“ und wähle dort ziemlich mittig „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Weiter.
• Aktiviere im oberen Bereich „Die eine Besprechungsanfrage oder –aktualisierung ist“. Weiter.
• Aktiviere nun im oberen Bereich das erste Kästchen bei „Diese in den Ordner Zielordner verschieben“ und lege im unteren Bereich fest, um welchen Ordner es sich handelt (z. B. Besprechungsmanagement).
• Bestätige alles Weitere mit Weiter, Fertigstellen usw.

Dies ist nur ein kleiner Tipp aus unser Inhouse Schulung Outlook für Assistenz und Sekretariat.

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Durchschnittliche Lesezeit: ca. 4–6 Minuten

Natürliche Sprache bei Termineingaben

Terminplanung funktioniert auch mit natürlicher Sprache.

«Heute in sieben Wochen.» Dieser Termin ist schneller gefasst als in Outlook eingegeben. Doch statt in der Minikalender-Ansicht Wochen oder Tage zu zählen und sich dabei vertun, können Sie im Datumsfeld auch natürliche Sprache verwenden. Wenn Sie dabei Eingaben wie «Mittwoch in drei Wochen» (s. Bild) verwenden, nimmt Outlook allerdings das bereits vorhandene Datum als Start für die Terminvorgabe. Das ist jedoch besonders dann praktisch, wenn Sie eine Reihe von unregelmässigen Terminen eingeben möchten.

Der Datumsnavigator

Sie sind nicht nur an die Tages- oder Wochenansicht gebunden. Sie können sich ebenso einen ganzen Monat anzeigen lassen, oder mit «Planungsansicht» mehrere Kalender in einem horizontalen Layout darstellen lassen, um sie miteinander zu vergleichen.

Wechseln Sie zwischen verschiedenen Ansichten, um sich einen Überblick über Termine zu verschaffen.

Doch ebenso können Sie über den Minikalender mehrere Wochen mit gedrückter Shift-Taste oder mit gedrückter Ctrl-Taste unterschiedliche Tage auswählen, um Termine zu vergleichen.

Wählen Sie mehrere Wochen oder einzelne Tage aus, um Termine zu vergleichen und einzutragen.

Letzteres ist besonders hilfreich, wenn Sie abklären möchten, ob Sie z. B. am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag Zeit für einen Termin haben. Klicken Sie dazu einfach mit gedrückter Ctrl-Taste auf die jeweiligen Tage und überprüfen Sie, ob Sie noch einen weiteren Termin vergeben können.

Mit Besprechungsanfrage antworten

Es gibt E-Mails, auf die Sie lieber mit einem Teams-Call antworten, statt mit einer Mail.

Hier finden Sie «Mit Besprechungsanfrage antworten».

Markieren Sie die betreffende E-Mail, und klicken Sie im Startmenü des Posteingangs auf die Schaltfläche «Mit Besprechungsanfrage antworten» (s. Bild), auf «Andere Aktionen» (die drei Punkte neben dem Titel der E-Mail) oder benutzen Sie die Tastenkombination «Ctrl+Alt+R». Outlook erstellt für Sie sodann eine Besprechungseinladung mit dem Absender und den Empfängern der E-Mail. Weitere Empfänger im Cc werden unter «Optional» aufgelistet. Automatisch wird die Betreffzeile der E-Mail als Titel der Besprechung übernommen, und der Inhalt der Nachricht wird ebenfalls mitgeschickt.

So antworten Sie ganz einfach mit einer Besprechungseinladung.

Einen Termin aus einer E-Mail erstellen

Ähnlich funktioniert folgender Trick. Sie bekommen eine E-Mail mit z. B. einer Anfrage, und Sie wollen zur Recherche des Themas und zur Beantwortung der Frage einen Termin reservieren.

Dazu ziehen Sie die E-Mail einfach auf das Kalendersymbol in der Fussleiste von Outlook. Daraufhin wird das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins geöffnet, in dem alle relevanten Daten bereits enthalten sind. Genauso können Sie auch die Kontaktdaten des Absenders einer E-Mail anlegen oder aktualisieren (Drag-and-drop auf das Personensymbol), oder eine Aufgabe erstellen (Drag-and-drop auf das Aufgabensymbol).

Einen Termin neu erstellen / duplizieren

Sie haben einen Termin erstellt und möchten genau dieses Meeting ein weiteres Mal abhalten.

So einfach kopieren Sie einen Termin.

Anstatt den Termin erneut anzulegen, kopieren Sie ihn entweder mit «Ctrl-C» und fügen Sie Ihn mit «Ctrl-V» erneut ein, oder ziehen Sie den bereits erstellten Termin mit gedrückter Ctrl-Taste an einen neuen Platz. Nun müssen Sie Ihn nur noch öffnen und die Einladung an alle Teilnehmer versenden.

Zeitskala ändern

Die Voreinstellungen für die Zeitinkremente betragen im Outlook-Kalender 30 Minuten. Wenn sie jedoch eine genauere oder gröbere Abstufung der Zeitintervalle wünschen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste des Kalenders. Dort können Sie Zeitschritte von fünf bis 60 Minuten einstellen.

Die 30-Minuten-Intervalle von Outlook sind nicht verbindlich.

Mehrere Zeitzonen anzeigen

Ähnlich ist auch die Vorgehensweise, wenn Sie Ihre Zeitzone ändern oder mehrere davon nebeneinander anzeigen möchten, um sich mühsame Umrechnungsarbeit bei der Terminplanung zu ersparen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeitleiste des Kalenders. Dort können Sie mit «Zeitzone ändern…» nicht nur die Zeitzone wechseln, sondern zwei weitere zusätzlich in Ihrem Kalender anzeigen lassen, was gerade bei internationalen Meetings die Arbeit ungemein erleichtert.

Mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen

Unten links in der Kalenderleiste finden Sie weitere Kalender, die Sie angelegt haben oder die für Sie freigegeben wurden.

«Meine Kalender»

Über die Checkboxen können Sie diese parallel zu Ihrem persönlichen Kalender anzeigen lassen.

«Überlagert anzeigen»

Wenn Sie auf den Linkspfeil im Kalendertitel klicken, können sie die aktiven Kalender sogar überlagert anzeigen und so etwaige Terminkollisionen leichter entdecken.

Wenn Sie die Überlagerung wieder rückgängig machen möchten, klicken Sie einfach auf den Rechtspfeil. Den jeweils aktiven Kalender für die Terminplanung wählen Sie aus, indem Sie auf den Kalendertitel klicken, unabhängig von der gewählten Ansicht.

Weitere Kalender hinzufügen können Sie über die Schaltfläche «Kalender öffnen» im Hauptmenü oder mit einem Rechtsklick in die Liste der bereits verfügbaren Kalender.

Kalender und Posteingang gleichzeitig anzeigen

Sie können Ihren Posteingang und Ihre Termine auch gleichzeitig geöffnet haben.

Öffnen Sie den Kalender in einem eigenen Fenster.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol unten links und wählen Sie «In neuem Fenster öffnen».

Mit Farben kennzeichnen

Wenn Sie die Standardfarbe für Ihren Kalender und Ereignisse ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein leeres Terminfeld und weisen über «Farbe» ihrem Kalender ein neues Farbschema zu.

Ändern Sie die Kategorie für wichtige Ereignisse.

Um ein einzelnes Ereignis farblich hervorzuheben, wählen Sie mit einem Rechtsklick auf den Eintrag mit «Kategorisieren» eine neue Farbe aus. Über «Alle Kategorien…» können Sie selbst neue Kategorien erstellen, bestehende umbenennen und Tastaturkürzel für die Kategorisierung vergeben.

Arbeitstage und Blockzeiten einstellen

Um Ihren Kalender Ihrem Arbeitspensum und Ihren Arbeitszeiten anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein leeres Terminfeld und stellen Sie über «Kalenderoptionen > Arbeitszeit» Ihre Arbeitstage und -zeiten korrekt ein. Gerade bei geteilten Kalendern können Sie so vermeiden, dass Sie Terminanfragen für Zeiten ausserhalb Ihrer Anwesenheit erhalten.

Den Funktionsumfang mit Add-ins erweitern

Sie vermissen eine Funktion? Wenn Sie sich im E-Mail-Eingang befinden, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche «Add-Ins», um Outlook weitere Funktionen hinzuzufügen (z. B. das Zoom-Plug-in oder «Find Time»).

Zeitpuffer einbauen

Das eine Meeting endet und das nächste beginnt, ohne Zeitpuffer dazwischen? Das lässt sich ändern.

Schaffen Sie Raum für Übergangszeiten bei aufeinanderfolgenden Meetings.

In den Kalenderoptionen (Rechtsklick auf ein leeres Terminfeld) können Sie mit «Verkürzen von Terminen und Besprechungen» mit den Optionen «Früh beenden» oder «Spät starten» Regeln erstellen, die Ihre Termine automatisch um die eingestellte Zeit verkürzen und Ihnen und weiteren Teilnehmenden eine Verschnaufpause spendieren.

Dark Mode

Ebenso in den Kalenderoptionen, jedoch unter «Allgemein», befindet sich die Option für den Dark Mode. Wählen Sie als «Office-Design» die Einstellung «Schwarz», um alle Office-Anwendungen in den Dunkelmodus zu versetzen.

Die Einstellung für den «Dark Mode».

Wenn Ihnen diese Einstellung langfristig zu finster erscheint, «Dunkelgrau» ist ein guter Kompromiss.

Flexible Standardlösung

Outlook ist Microsofts Standardlösung für E-Mail, Termin- und Aufgabenverwaltung in Büroumgebungen. Dabei bietet Outlook gleichzeitig genügend Möglichkeiten, um es an die eigenen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.

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