Wie aus der Übersicht oben hervorgeht, können Sie die Kosten für Ihr Arbeitszimmer unbegrenzt abziehen, wenn Sie die meisten wichtigen (qualitativen) betrieblichen Arbeiten im Arbeitszimmer erledigen. Im Rahmen dieser Wertung ist nach der Rechtsprechung der zeitliche (quantitative) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers lediglich ein Indiz. Deswegen schließt das zeitliche Überwiegen der außerhäuslichen Tätigkeit einen unbeschränkten Abzug der Aufwendungen nicht von vornherein aus.
Sind die im Arbeitszimmer und außerhalb des Zimmers durchgeführten Tätigkeiten jedoch qualitativ gleichwertig, ist die Tätigkeitsdauer entscheidend. Übt ein Steuerpflichtiger mehrere betriebliche oder berufliche Erwerbstätigkeiten nebeneinander aus, muss das häusliche Arbeitszimmer den Betätigungsmittelpunkt aller Erwerbstätigkeiten (Gesamtheit) bilden.
Wann erhalte ich den begrenzten Betriebsausgabenabzug für mein Arbeitszimmer?
Wenn das Arbeitszimmer zwar nicht der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit ist, Sie es aber für bestimmte Arbeiten benötigen, können Sie die Kosten bis 1.250 EUR pro Jahr als Betriebsausgaben absetzen. Das setzt allerdings voraus, dass in Ihrem Betrieb für diesen Aufgabenbereich kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies trifft z. B. für Selbständige zu, die im Betrieb keinen Raum zur Erledigung der Büroarbeiten haben (siehe Bsp. oben), oder die neben der eigentlichen Berufstätigkeit eine zusätzliche (z. B. freiberufliche) Nebentätigkeit ausüben und dafür ein Arbeitszimmer benötigen.
Was ist, wenn mehrere Personen das gleiche Arbeitszimmer nutzen?
Wird das Arbeitszimmer durch mehrere Personen genutzt, sind die Abzugsvoraussetzungen (unbegrenzter Kostenabzug, begrenzter Abzug oder kein Abzug) bei jeder Person gesondert zu prüfen. Jeder darf ggf. die von ihm getragenen Aufwendungen abziehen. Steht allen Nutzenden (z. B. einem Ehepaar) jeweils nur ein Abzug in beschränkter Höhe zu, gilt der Höchstbetrag von 1.250 EUR nach neuer Rechtsprechung personenbezogen, d.h. für jede Person getrennt (BFH v. 15.12.2016 VI R 53/12) und ist für ein Arbeitszimmer mehrfach möglich.
Achtung: Bei Gewerbetreibenden oder Freiberufler:innen stellt das Arbeitszimmer einen sonstigen selbstständigen Gebäudeteil und damit ein eigenes Wirtschaftsgut dar, das zusammen mit dem anteiligen Grund und Boden grundsätzlich zum Betriebsvermögen gehört. Der gewerblich oder freiberuflich genutzte Gebäudeteil einschließlich des anteiligen Grund und Bodens muss nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden, wenn der Wert (Verkehrswert) nicht mehr als 20 % des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 EUR beträgt. Überschreitet der betrieblich genutzte Gebäudeteil zusammen mit dem anteiligen Grund und Boden eine der beiden Grenzen, liegt Betriebsvermögen vor, und im Fall einer Veräußerung oder Entnahme des Grundstücks müssen die stillen Reserven (Differenz zwischen Buchwert und Verkehrswert) versteuert werden.
Bild: Tim Hall
Homeoffice-Arbeitsplätze wünschen sich viele Mitarbeiter. Doch was ist eigentlich ein Homeoffice und welche Voraussetzungen hat das Arbeiten von Zuhause aus? Eine Definition zum Homeoffice-Begriff sowie einen Überblick zu den arbeitsrechtlichen Regelungen finden Sie hier.
Homeoffice-Angebote helfen den Mitarbeitern dabei, flexibler zu arbeiten. Das schafft nicht nur Vertrauen und die Möglichkeit, Job und Familie besser zu vereinbaren, sondern kann ebenso als Reaktion auf die Erfordernisse der neuen Arbeitswelt gelten. Kaum verwunderlich also, dass neben zahlreichen Managementexperten auch der Bundesverband der Personalmanager in einem neuen Konzeptpapier eine Ausweitung der Homeoffice-Angebote fordert. Doch was versteht man eigentlich unter einem Homeoffice? Welche Voraussetzungen hat das Arbeiten von Zuhause aus und wie steht es um die aktuelle Rechtslage?
Was ist Homeoffice: Definition
Unter einem Homeoffice wird in Deutschland umgangssprachlich meist ein heimisches Arbeitszimmer verstanden, das die Mitarbeiter steuerlich geltend machen können (worauf es dabei ankommt, lesen Sie auf unserer Themenseite häusliches Arbeitszimmer). Per Definition beschreibt der Homeoffice-Begriff allerdings nicht das Arbeitszimmer im eigenen Heim, sondern einen übergreifenden Organisationsansatz zur Flexibilisierung der Arbeit. In diesem Sinne wird der Begriff "Telearbeit" weitgehend synonym verwendet.
Definition:
Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.
Die drei Formen der Telearbeit
An dieser Definition werden die Voraussetzungen von Homeoffice-Ansätzen bereits etwas deutlicher. Denn bei der Telearbeit lassen sich grundsätzlich drei Formen unterscheiden:
- Bei der Teleheimarbeit verrichtet ein Mitarbeiter seine Tätigkeiten in Vollzeit "aus dem Homeoffice". Er arbeitet also ausschließlich von Zuhause aus.
- Bei der alternierenden Telearbeit, der verbreitetsten Form der Telearbeit, steht dem Mitarbeiter sowohl ein Arbeitsplatz im Unternehmen als auch ein Homeoffice zur Verfügung. Zwischen dem Büro am Betriebsort und dem Homeoffice kann der Mitarbeiter bedarfsgerecht wechseln. Dabei bieten viele Unternehmen Büroarbeitsplätze an, die abwechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Das wiederum erfordert frühzeitige Absprachen und eine gute Organisation, kann die laufenden Kosten jedoch deutlich senken.
- Bei der mobilen Telearbeit bewegt sich der Arbeitsplatz quasi mit dem Arbeitnehmer. Dies ist beispielsweise im Vertrieb oder andere Branchen mit hohem Reiseaufkommen zentral. Schließlich müssen die Mitarbeiter auch unterwegs die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens nutzen können – beispielsweise, um auf Kundendaten oder interne Kennzahlen zuzugreifen.
Homeoffice Voraussetzungen: Vorteile und Nachteile abwägen
Aus Sicht des Arbeitgebers hängen die Voraussetzungen für ein Homeoffice-Angebot zunächst am Tätigkeitsumfeld der Mitarbeiter. So ist es etwa im Produktionsbereich beinahe ausgeschlossen, regelmäßige Homeoffice-Zeiten zu ermöglichen. Auch bei Tätigkeiten, die grundsätzlich außerhalb des Betriebs ausgeführt werden könnten, ist es jedoch ratsam, die Vorteile des Homeoffice gegen dessen Nachteile abzuwägen. Hier eine kurze Übersicht:
Vorteile | Nachteile |
Kostenreduktion | Schwierige Koordination und erhöhter Organisationsaufwand |
Erhöhte Produktivität | Negative Effekte auf das Gemeinschaftsgefühl und den "Teamspirit" durch hohe Abwesenheitszeiten |
Positive Wirkung auf die Arbeitgebermarke | Hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur |
Positive Effekte bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie | Arbeitszeitkontrolle nur eingeschränkt möglich |
Förderung der Vertrauenskultur im Unternehmen | Mehraufwand bei der Vertragsgestaltung |
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice
Neben der Vor- und Nachteile sollten natürlich auch die rechtlichen Voraussetzungen bei der Einführung von Homeoffice-Angeboten berücksichtigt werden. So sieht etwa die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) vor, dass der Arbeitgeber für die Ausstattung des Homeoffice zuständig ist, wenn mit einem Mitarbeiter eine wöchentliche Arbeitszeit am Telearbeitsplatz vereinbart ist. Dabei gelten nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dieselben Vorschriften zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz wie für Arbeitsplätze an der Betriebsstätte. Die Rahmenbedingungen zur Ausstattung eines Telearbeitsplatzes können Sie hier im Einzelnen nachlesen.
Homeoffice:
Arbeitsrechtliche Regelungen
In Deutschland ergibt sich für die Mitarbeiter aus dem Arbeitsrecht weder ein Anspruch auf Homeoffice-Angebote noch eine Verpflichtung, an einem Telearbeitsplatz zu arbeiten. Grundsätzlich sind aus arbeitsrechtlicher Sicht dieselben Vorgaben zu beachten, die auch im Betrieb gelten – etwa das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das beispielsweise nach § 5 ArbZG eine Ruhezeit von elf Stunden vorsieht, die auch Mitarbeiter im Homeoffice einhalten müssen.
Dennoch gibt
es auch einige Besonderheiten, die bei der Arbeit von Zuhause aus beachtet werden sollten – etwa die Frage, welchem Betrieb ein Mitarbeiter, der Vollzeit im Homeoffice arbeitet, zugerechnet wird (Antworten dazu finden Sie in unseren arbeitsrechtlichen Tipps zum Homeoffice).
Aufgrund solcher und anderer Eigenheiten sollten Arbeitgeber von vornherein klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitern treffen und die Konditionen der Arbeit im Homeoffice über individuelle oder kollektive Vereinbarungen regeln. Für Homeoffice-Vereinbarungen ist die Einhaltung der Schriftform allerdings nicht vorgeschrieben - zu empfehlen ist sie jedoch allemal.
Homeoffice-Regelung im Arbeitsvertrag: Zusatzvereinbarung und Telearbeitsvertrag
Die Rahmenbedingungen der Arbeit am Telearbeitsplatz sollten spätestens dann schriftlich geregelt werden, wenn feste Homeoffice-Zeiten vereinbart werden. Das ist einerseits in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder in Form eines gesonderten Telearbeitsvertrags möglich. Geregelt werden können hier zum Beispiel:
- Die Ausstattung des Telearbeitsplatzes sowie Details zu Kostenerstattung und Aufwandsentschädigungen
- Die Dokumentationspflichten zur Arbeitszeit sowie Arbeitszeitfenster oder Bearbeitungsfristen für bestimmte Aufgaben
- Der Datenschutz und die Datensicherheit im Homeoffice
Da Telearbeiter umgangssprachlich oft als Heimarbeiter bezeichnet werden, entsteht eine gewisse Begriffsnähe zwischen dem Telearbeitsvertrag und dem Heimarbeitsvertrag. Trotzdem handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Vertragstypen. Denn bei Heimarbeitern handelt es sich im Sinne des Heimarbeitergesetzes (HAG) in der Regel nicht um Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sind. Hier sollten Arbeitgeber Vorsicht walten lassen und richtig differenzieren.
Betriebsvereinbarung Homeoffice
Auf kollektiver Ebene können die Rahmenbedingungen für ein Homeoffice-Angebot auch über eine Betriebsvereinbarung abgesteckt werden. Damit können Arbeitgeber einerseits ihre grundlegende Bereitschaft zur Unterstützung von flexiblen Arbeitsformen signalisieren und somit Sympathien in der Belegschaft gewinnen. Andererseits können über die Betriebsvereinbarung
jedoch auch wesentliche Details zur Arbeit im Homeoffice geregelt werden – beispielsweise eine Vereinbarung zu Ansprechpartnern in Sachen Arbeitssicherheit oder Datenschutz. Eine Betriebsvereinbarung zum Thema Homeoffice kann und sollte allerdings durch individuelle Regelungen konkretisiert und ergänzt werden.