Wie gebe ich fahrtkosten in der steuererklärung an

Definition Fahrtkosten – Was ist mit Fahrtkosten gemeint?

Mit dem Begriff Fahrtkosten sind alle Ausgaben für Fahrten gemeint, die man für den einfachen Weg zum Hauptarbeitsplatz benötigt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer die Fahrten mit dem eigenen PKW, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad, einem Dienstwagen oder in einer Fahrgemeinschaft vornimmt. Generell ist es jedoch möglich, dass Arbeitnehmer die entstehenden Fahrtkosten absetzen und damit steuerlich beim Finanzamt geltend machen.

Dabei verändert sich je nach Verkehrsmittel auch die Höhe des Betrags, die pro Kilometer für die Fahrkosten in der Steuererklärung abgesetzt werden dürfen. Zusätzlich gibt es einen Betrag, der sich als Fahrgeld bei der Fahrtkostenerstattung pauschal von der Steuer absetzen lässt. Dieser Betrag wird offiziell als Entfernungspauschale, aber oftmals auch als Kilometerpauschale, Fahrtkostenpauschale oder Pendlerpauschale bezeichnet.

Fahrtkosten von der Steuer absetzen – Regeln für die Steuererklärung

Damit Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten absetzen können, müssen diese als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung vorhanden sein. Diese Werbungskosten für die Fahrten werden auch Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt. Dabei ist es entscheidend zu wissen, dass pro gefahrenem Kilometer immer pauschal 30 Cent als Fahrtkostenpauschale steuerlich absetzbar sind. Allerdings zählt für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale immer nur der einfache Weg zur Arbeit, nicht der Hin- und Rückweg. Zusätzlich erkennt das Finanzamt beim Fahrgeld nicht unbegrenzt viele Fahrten zur Arbeit und wieder zurück an. Wer zum Beispiel fünf Tage pro Woche arbeitet, kann beim Finanzamt 220 bis zu 230 Fahrten angeben. Bei sechs Tagen Arbeit pro Woche sind es dagegen 260 bis 280 Fahrten für die Fahrtkostenerstattung.

Neben dieser Begrenzung der maximalen Anzahl an Fahrten, die man in der Steuererklärung als Fahrtkosten absetzen kann, gibt es noch eine weitere Regelung. Denn jeder Arbeitnehmer muss für die Fahrtkostenerstattung immer den kürzesten Arbeitsweg wählen. Das bedeutet für die Fahrtkostenpauschale, längere Fahrten sind für die Fahrtkostenerstattung beim Finanzamt nur zulässig, wenn diese Umwege verkehrsgünstiger sind. Außerdem gilt seit Januar 2022 zusätzlich noch die folgende Regel: Für die ersten 20 Kilometer lassen sich als Fahrgeld pro gefahrenem Kilometer 30 Cent absetzen, für alle darüberhinausgehenden Kilometer je 38 Cent. Das ist auch noch rückwirkend der Fall. Allgemein sind damit bis zu 4.500 Euro als Fahrkostenerstattung und Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale absetzbar.

Fahrtkosten absetzen mit dem Kilometersatz – Die Kilometerpauschale berechnen

Wer beim Finanzamt seine Fahrtkosten absetzen möchte, aber nicht auf den pauschalen Betrag zurückgreift, kann auch den sogenannten Kilometersatz für die Steuererklärung ermitteln. Dieser bezieht sich auf die tatsächlichen Fahrzeug-Kosten pro Jahr. Die folgenden Schritte sind für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale notwendig:

1. Alle Kfz-Kosten der letzten 12 Monate ermitteln, zum Beispiel die Reparaturkosten, Treibstoffe, Pflege, Kosten für die Garage, Kfz-Steuer, Haftpflichtversicherung, Zinsen für Anschaffungsdarlehen etc. Dabei gelten Parkgebühren, Unfallkosten, Strafzettel sowie Beiträge für eine Unfallversicherung nicht als Kfz-Kosten der Fahrtkostenpauschale.
2. Die anteilige Abschreibung des PKW berechnen, womit die Wertminderung von Vermögensgegenständen gemeint ist. Diese Info zur Fahrtkostenerstattung lässt sich mithilfe einer Tabelle des Bundesfinanzministeriums bestimmen.
3. Nun erfolgt die Berechnung des Kilometersatzes und damit die Kosten pro gefahrenem Kilometer. Dafür werden alle Kosten durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Anschließend lässt sich dieser Wert dann als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, wobei zur Absicherung der Fahrtkostenpauschale auch immer Belege vorhanden sein sollten.

Doppelte Haushaltsführung

Eine Besonderheit gibt es noch bei der doppelten Haushaltsführung, also zum Beispiel bei Familien. Denn auch die Kosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Auch hier lassen sich die Fahrtkosten damit absetzen. Dabei gilt die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro bei Familienheimfahrten übrigens nicht.

Fahrtkosten absetzen ohne eigenes Auto

Die Fahrtkostenpauschale oder Entfernungspauschale lässt sich grundsätzlich unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel einreichen. Deshalb können auch Arbeitnehmer, die ihren täglichen Weg zur Arbeit per Fuß oder mit dem Fahrrad zurücklegen, die Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen und damit die Fahrtkosten absetzen. Hierbei ist jedoch die Kostendeckelung des Fahrgelds zu beachten.

Denn Arbeitnehmer, die mit dem Motorrad oder Moped bzw. Fahrrad oder im Rahmen einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit fahren, können maximal 4.500 Euro Kostendeckelung als Werbungskosten der Fahrtkostenpauschale einreichen. Bei den öffentlichen Verkehrsmittel sind es ebenfalls bis zu 4.500 Euro als Fahrtkostenpauschale.

3 Tricks, die beim Fahrtkosten absetzen helfen

Die folgenden Tricks können das Fahrtkosten absetzen noch weiter erleichtern, um die die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale beim Finanzamt zu erweitern:

Trick 1: Bei Dienstreisen lassen sich Fahrtkosten absetzen

Wer nicht nur zur Arbeit fährt, sondern im Auftrag des Arbeitgebers oder im Rahmen der Ausbildung eine Dienstreise unternimmt, kann beim Finanzamt ebenfalls seine Fahrtkosten absetzen. Dabei läuft die Berechnung dann zwar über die Reisekosten, jedoch werden diese Kosten trotzdem in der Steuererklärung angegeben. Für jeden einzelnen Kilometer lassen sich somit 30 Cent als Fahrtkostenpauschale absetzen und das nicht nur für eine einfache Fahrt am Tag. Sondern sowohl für die Hinfahrt als auch für die Rückfahrt. Generell sind diese Ausgaben nicht als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale, sondern als Dienstreisekosten ausgewiesen.

Trick 2: Eine Teilstrecke gehört ebenfalls in die Steuererklärung

Was viele beim Fahrgeld nicht wissen: Auch Kosten für eine Teilstrecke, die mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt wird, sind steuerlich als Fahrtkosten absetzbar. Dazu gehört zum Beispiel der Weg zum Bahnhof, um dann mit dem Zug zur Arbeit weiterzufahren. Besonders praktisch ist, dass für diese Teilstrecken beim Finanzamt keine steuerliche Höchstgrenze existiert. Somit dürfen die Teilstrecken bei der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale unbegrenzt immer in der Steuererklärung auftauchen.

Trick 3: Auch Selbstständige können Fahrtkosten absetzen

Tatsächlich lohnt sich das Fahrtkosten absetzen beim Finanzamt auch für Selbstständige. Denn wer für sein eigenes Unternehmen unterwegs ist und beispielsweise Kundenbesuche macht, kann die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Auf diese Weise lassen sich die Fahrtkosten als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen. Dabei gilt auch zwischen Wohnung und Firmensitz, wie beim Arbeitnehmer, die Entfernungspauschale bzw. Fahrtkostenpauschale.

Fazit beim Pendlerpauschale absetzen

Wenn du deine Fahrtkosten absetzen bzw. in der Steuererklärung angeben möchtest, solltest du dich zunächst mit der Berechnung vertraut machen. Denn nur dann ist es möglich, eine möglichst hohe Summe bei den Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Falls du dir trotzdem die Berechnung der Fahrtkosten und der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale nicht zutraust, lohnt es sich zudem bei einem Steuerberater nachzufragen. Denn insgesamt sind für lange Arbeitswege hohe Summen als Fahrtkostenerstattung absetzbar. Und kein Arbeitnehmer oder Selbstständiger sollte sich diese Chance der steuerlichen Vorteile beim Finanzamt rund um das Fahrgeld entgehen lassen.

Häufige Fragen (FAQ) zum Fahrtkosten absetzen

Was sind Fahrtkosten?

Mit dem Begriff Fahrtkosten sind alle Ausgaben für Fahrten gemeint, die man für den einfachen Weg zum Hauptarbeitsplatz benötigt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer die Fahrten mit dem eigenen PKW, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad, einem Dienstwagen oder in einer Fahrgemeinschaft vornimmt.

Welche Fahrtkosten sind steuerlich absetzbar?

Damit Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten absetzen können, müssen diese als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung vorhanden sein. Diese Werbungskosten für die Fahrten werden auch Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt. Dabei ist es entscheidend zu wissen, dass pro gefahrenem Kilometer immer pauschal 30 Cent steuerlich absetzbar sind.

Wie kann man Fahrtkosten nachweisen?

Wer pro Jahr mehr als 15.000 Kilometer zurücklegt, sollte darüber Belege sammeln, um beim Finanzamt die Fahrtkosten nachweisen zu können. Als Nachweis eignen sich Rechnungen einer Werkstatt mit Kilometerstand, Belege vom TÜV bzw. Dekra und auch Tankbelege.

Welche Tricks gibt es beim Fahrtkosten absetzen?

Was viele beim Fahrgeld nicht wissen: Auch Kosten für eine Teilstrecke, die mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt wird, sind steuerlich als Fahrtkosten absetzbar. Dazu gehört zum Beispiel der Weg zum Bahnhof, um dann mit dem Zug zur Arbeit weiterzufahren.

Wie trage ich die Entfernungspauschale ein?

Wird bei der Steuererklärung Hin und Rückfahrt angeben?

Wo trage ich steuerfreie Fahrtkosten ein?