Wenn Sie in den Urlaub fahren oder krank sind und per E-Mail in dieser Zeit nicht erreichbar sein können oder wollen, ist eine automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz sinnvoll, damit Ihre unwissenden Kontakte nicht unnötig lange auf eine Antwort warten müssen. Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um einen kompakten Text, der das Wichtigste vermittelt: In welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind, wann Ihre Kontakte mit einer echten Antwort rechnen können, wahlweise der Grund für die Abwesenheit und ggf. eine persönliche Note. Auch ein Verweis auf eine andere E-Mail-Adresse, z. B. die eines Kollegen, ist häufig sinnvoll oder sogar notwendig. Show
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Eigene E-Mail-Adresse erstellen Erstellen Sie Ihre eigene E-Mail Adresse inklusive persönlichem Berater! AdressbuchKalenderVirenschutzGanz klar: Zur guten Kommunikation über E-Mail gehört die Abwesenheitsnotiz dazu. Sie stellen sie über die Autoreply-FunktionIhres Mailanbieters oder -programms ein – vergessen Sie nur nicht, diese wieder auszustellen, wenn Sie wieder da sind! Was in den Text einer Abwesenheitsnotiz gehört, ist dabei kontextabhängig. Während manche Firmen einen förmlichen Umgang erwarten, ist es andernorts üblich, den Text mit kleinen persönlichen Elementen aufzulockern. Grundsätzlich ist eine Abwesenheitsnotiz jedoch unpersönlich, da automatisiert. Wie so oft macht auch hier der Ton die Musik. Schließlich möchte man niemandem, der versucht, einen zu kontaktieren, verärgern oder zu nahe treten. Natürlich können Sie sich beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz auf Vorlagen und Beispiele verlassen. Wie aber formulieren Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz? Abwesenheitsnotiz – Schritt für Schritt
TitelIm Titel ist es üblich, einfach „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“) zu schreiben. So weiß jeder sofort bei Erhalt der automatisierten Antwort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen. AnredeBeginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die eingegangene Nachricht bedanken. Eine Kombination aus beidem ist ebenfalls denkbar. Beispiele:
WiedererreichbarkeitIn die zweite Zeile des Texts Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben Sie am besten gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit. Bei Abwesenheit auf unbestimmte Zeit reicht es, den Grund zu nennen. Die Information, wann Sie wieder erreichbar sind, macht einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit. Beispiele:
Keine WeiterleitungFalls Ihre E-Mails nicht weitergeleitet oder von einem Kollegen eingesehen werden können, ist es mitunter wichtig, dies mitzuteilen. Je nach Klientel kann es sinnvoll sein, einen Grund zu nennen oder Bedauern zu äußern. Beispiele:
VerweisWenn Sie durch einen Kollegen vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinweisen. Eine Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, kann dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern. Beispiele:
SchlussformelSie können eine einfache Schlussformel verwenden. In Abwesenheitsnotizen ist es allerdings durchaus üblich, diese ganz wegzulassen. Beispiele:
Überblick – Bausteine mit Beispielen
Tipp Natürlich sollte Ihre Abwesenheitsnotiz auch Ihre E-Mail-Signatur enthalten. Persönliche Noten – Abwesenheitsnotiz individuell anpassenIhre Abwesenheitsnotiz muss nicht zwingend so formell sein wie in den obigen Beispielen. In vielen Berufsfeldern können Sie z. B. mit Kunden lockerer und herzlicher umgehen. Unter Kollegen gilt dies besonders, wenn die Kommunikation über E-Mail ohnehin nur firmenintern läuft, also nur Ihre Kollegen die Abwesenheitsnotiz lesen können. Selbst bei vielen externen Geschäftspartnern ist eine „flotte“ Autoreply-Mail durchaus üblich. Wir zeigen Ihnen, womit Sie Ihre Abwesenheitsnotiz personalisieren können und worauf Sie lieber verzichten sollten. Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das kann man tun!Bei diesen Stilmitteln sollten Sie persönlich entscheiden, was zu Ihrer Firma passt. Bedenken Sie, dass Ihre Vorgesetzten möglicherweise dieselbe Abwesenheitsnotiz bekommen wie die Kollegen, mit denen Sie einen gelockerten Umgangston pflegen. Berücksichtigen Sie diese Tipps daher mit Bedacht.
Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das sollte man dabei lieber lassen!Abwesenheitsnotizen sind eine grundsätzlich formelle Sache. Gewisse Stilmittel können über das Ziel hinausschießen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
Abwesenheitsnotiz – VorlagenFormelle allgemeine AbwesenheitsnotizSehr geehrte Damen und Herren, haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar. Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE: . Mit freundlichen Grüßen, Formelle Abwesenheitsnotiz mit Vertretung an KundenGuten Tag, Danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich im Urlaub und habe währenddessen keinen Zugriff auf meine Mails. Ich bin ab dem TT/MM/JJ gerne wieder für Sie da. Bis dahin vertritt mich mein Kollege KOLLEGE. Sie können Ihn über E-Mail () oder Telefon (XXX-XXX) erreichen. Er hilft Ihnen gerne weiter. Haben Sie vielen Dank für Ihr Verständnis. Liebe Grüße, NAME Informelle Abwesenheitsnotiz an KollegenLiebe Kollegen, Wenn ihr dies lest, bin ich im Urlaub. Keine Sorge – ich bin ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da! In der Zeit vertritt mich freundlicherweise KOLLEGE (). Wendet euch in dringenden Fällen bitte an ihn. Bleibt alle schön gesund! Ich bringe euch auch etwas aus Argentinien mit – versprochen! Bis bald, Domains günstig kaufen Domains so einzigartig wie Ihre Ideen. Worauf warten Sie? Registrieren Sie jetzt Ihre Wunsch-Domain mit IONOS! E-Mail-PostfachWildcard SSLPersönlicher BeraterInformelle Abwesenheitsnotiz an KundenLieber Kunde, Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie da. In dieser Zeit kann ich auf meine Mails leider nicht zugreifen. Bitte zögern Sie nicht, in dringenden Fällen meinen Kollegen KOLLEGE anzuschreiben (). Ihre Mail wird nämlich nicht weitergeleitet. Ich hoffe, dafür haben Sie Verständnis. Ich freue mich, bald wieder für Sie da zu sein. Mit freundlichen Grüßen, Formelle Abwesenheitsnotiz – EnglischThank you for your mail. I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible. In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague KOLLEGE (). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically. Thank you very much for your understanding. Best Wishes Informelle Abwesenheitsnotiz – EnglischHello, Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until TT/MM/JJ. If it’s urgent, you can send KOLLEGE a mail () and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned! Yours Truly Eigene E-Mail-Adresse erstellen Erstellen Sie Ihre eigene E-Mail Adresse inklusive persönlichem Berater! AdressbuchKalenderVirenschutzRisiken beim Erstellen von AbwesenheitsnotizenDie Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz gehört bei der geschäftlichen E-Mail Kommunikation zum guten Ton und ist bei vielen Unternehmen Pflicht. Dennoch sollten Sie sich bei der Erstellung gut überlegen, welche Informationen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz preisgeben. Denn immer häufiger kommt es vor, dass Kriminelle und Spam-Versender sich die darin enthaltenen Information zu Nutze machen. So können zum Beispiel Angaben zu Abwesenheitszeiträumen für Einbrüche in Häuser oder Firmen genutzt werden. Zudem hat die automatische Abwesenheitsnotiz für Spam-Versender einen großen Vorteil: Durch das Versenden von Nachrichten an tausende, zufällig generierte E-Mail-Adressvariationen lässt sich durch die automatische Antwort herausfiltern, welche Adressen tatsächlich existieren. Tipps zur Vorbeugung des Missbrauchs von Abwesenheitsnotizen gibt die Initiative Botfrei in ihrem Blogbeitrag. Hosted Microsoft Exchange mit IONOS Erhalten Sie die weltweit führende E-Mail- und Kalender-Lösung inklusive sicherem Hosting aus einer Hand mit Hosted Microsoft Exchange von IONOS! 50 GB emailKostenlose Domain24/7 SupportSo signieren Sie Ihre E-Mails digital Spam-Mails sind lästig, aber meist unbedenklich. Problematischer sind sogenannte Phishing-Mails, bei denen sich Betrüger mit einer vermeintlich vertrauenswürdigen Absenderadresse sensible Daten von den Empfängern erschleichen wollen. Diese Mails sehen täuschend echt aus, denn ohne eine digitale Signatur ist es ein Leichtes, den Absender zu fälschen. Um nicht nur ihre Kunden, sondern vor allem die... So signieren Sie Ihre E-Mails digitalSo richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein Automatische Abwesenheitsnotizen sind äußerst praktisch, um Ihre Kontakte darauf hinzuweisen, dass Sie aktuell nicht erreichbar sind. Über Outlook können Sie unkompliziert eine automatische Antwort einrichten. Darüber hinaus lassen sich in Outlook zahlreiche Sonderregeln festlegen, beispielsweise für den Fall, dass wichtige E-Mails weitergeleitet werden sollen. Wir erklären, wie Sie in Outlook... So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einBei Thunderbird eine Abwesenheitsnotiz einrichten – so funktioniert’s Eine eingerichtete Abwesenheitsnotiz in Mozilla Thunderbird teilt Ihren Kommunikationspartnern mit, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum keine E-Mails empfangen oder lesen. Eine kurze Begründung macht die Thunderbird-Abwesenheitsnotiz perfekt. Unter Umständen kann es erforderlich sein, eine Abwesenheitsmail nicht mit Thunderbird zu versenden, sondern diese Funktion beim E-Mail-Provider zu... Bei Thunderbird eine Abwesenheitsnotiz einrichten – so funktioniert’sGmail-Abwesenheitsnotiz einrichten – so geht’s Eine Abwesenheitsnotiz – nicht nur bei Gmail – informiert Ihre Partner in der E-Mail-Kommunikation über zeitweilige Abwesenheiten. Eine solche Gmail-Abwesenheitsnotiz einzurichten, ist mit wenigen Schritten erledigt. Abwesenheitsbegründungen wie Geschäftsreisen, ein Urlaub oder eine Erkrankung haben sich inzwischen als fester Bestandteil der E-Mail-Etikette etabliert. Gmail-Abwesenheitsnotiz einrichten – so geht’s
Abwesenheitsnotiz für Elternzeit und Mutterschutz Eine Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit oder den Mutterschutz wirkt professionell und liefert Ihren Kollegen und beruflichen Kontakten alle wichtigen Informationen. Hier erfahren Sie, worauf Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit besonders achten sollten und was es zu vermeiden gilt. Unsere Vorlagen in Deutsch und Englisch helfen, die passenden Formulierungen zu finden. Abwesenheitsnotiz für Elternzeit und Mutterschutz |